Auditoria de digitalización certificada

Auditoria de digitalización certificada

Auditoria de digitalización certificada

En este articulo queremos hablar como trabajamos la Auditoria de digitalización certificada para certificar un software de escaneo de Facturas y Tiques ante la Agencia Tributaria (AEAT). Para ello debemos entender que la digitalización certificada es el proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de técnicas foto-electrónicas o de escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel a una imagen digital codificada conforme a alguno de los formatos estándares de uso común y con un nivel de resolución que sean admitidos por la Agencia Estatal de Administración Tributaria. Para ello es necesario usar un software de digitalización homologado por la Agencia Tributaria. Está recogido en el artículo 7 de la Orden EHA/962/2007.

Auditoria de digitalización certificada

Los pasos que hay que seguir para homologar un software de digitalización certificada están recogidos en el artículo 7 de la Orden EHA/962/2007. Dirigir la documentación correspondiente, que acredita que se cumple con los requisitos recogidos en el apartado 2 del artículo 7 de la citada Orden, al Director del Departamento de Informática de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

La documentación se puede presentar en cualquier Oficina de Registro de acuerdo con lo recogido en el artículo 38.4 de la Ley 30/92, del Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (LRJPAC).

La solicitud de homologación de un software de digitalización certificada, debe constar de:

  • Declaración responsable del cumplimiento de los requisitos exigidos en la Orden EHA/962/2007.
  • Documentación acreditativa que conste de:
  • Descripción de las normas técnicas en las que se basa el procedimiento de digitalización certificada, así como los protocolos o normas y procedimientos de seguridad, de control y de explotación referidos a la creación y consulta de la base de datos documental.
  • El Plan de Gestión de Calidad que se realiza en todo el proceso de digitalización y firma, y su influencia en la imagen obtenida y sus metadatos, así como la descripción del mantenimiento de los dispositivos.
  • Un informe emitido por una entidad de auditoría informática independiente, con solvencia técnica acreditada en el ámbito del análisis y la evaluación de la actividad desarrollada, en el que se exprese la opinión acerca del cumplimiento por parte de la entidad solicitante, de las condiciones establecidas en la Orden citada anteriormente.

Este proceso de digitalización deberá cumplir los siguientes requisitos:

  1. Que el proceso de digitalización sea realizado por el propio obligado tributario o bien por un tercero prestador de servicios de digitalización, en nombre y por cuenta de aquél, utilizando en ambos casos un software de digitalización certificado en los términos del apartado 3 de este mismo artículo.
  2. Que el proceso de digitalización utilizado garantice la obtención de una imagen fiel e íntegra de cada documento digitalizado y que esta imagen digital sea firmada con firma electrónica en los términos de los artículos anteriores de esta Orden en base a un certificado electrónico instalado en el sistema de digitalización e invocado por el software de digitalización certificada. Este certificado debe corresponder al obligado tributario cuando la digitalización certificada se realice por el mismo o al prestador de servicios de digitalización en otro caso. Uno u otro, según corresponda, deberá disponer de los procedimientos y controles necesarios para garantizar la fidelidad del proceso de digitalización certificada.
  3. Que el resultado de la digitalización certificada se organice en torno a una base de datos documental y que por cada documento digitalizado se conserve un registro de datos con todos los campos exigibles en la llevanza de los libros de registros incluidos en los artículos 62 y siguientes del Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre, además de un campo en el que se contenga la imagen binaria del documento digitalizado o que enlace al fichero que la contenga, en ambos casos con la firma electrónica de la imagen del documento conforme a como se indica en la letra b).
  4. Que el obligado a la conservación disponga del software de digitalización certificado con las siguientes funcionalidades:

Además:

  • Firma de la base de datos que garantice la integridad de datos e imágenes al cierre de cada período de liquidación al que esté sometido el obligado tributario.
  • Acceso completo y sin demora injustificada a la base de datos. A estos efectos, se entiende por acceso completo aquél que posibilite una consulta en línea a los datos que permita la visualización de los documentos con todo el detalle de su contenido, la búsqueda selectiva por cualquiera de los datos que deban reflejarse en los libros registro regulados en el artículo 62 y siguientes del Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre, la copia o descarga en línea en los formatos originales y la impresión a papel de aquellos documentos que sean necesarios a los efectos de la verificación o documentación de las actuaciones de control fiscal.

Tenemos que entender que dependiendo del tipo de documento (tiquet, factura simplificada o factura completa) los metadatos que el sistema debe recoger y almacenar son diferentes.

¿Cómo ayudamos a las empresas?

Actualmente colaboramos en dos lineas. Por un lado como auditores para emitir el informe de auditoria necesario. Por otro lado como asesores para acompañar a los equipos de consultoría en el desarrollo de las soluciones que posteriormente deberán ser auditadas.

Contacte con nosotros en el 911277300 o  en luis.vilanova@ciberseguridad.com si necesita homologar ante la Agencia Tributaria su software o solución de digitalización de documentos.

Luis Vilanova Blanco.

CEO de www.ciberseguridad.com

Auditor CISA.

Perito colaborador con la justicia.