La gestión del tiempo de los empleados a través de un sistema de control horario es una obligación legal. Sin embargo, este deber se convierte en un vector de riesgo para la seguridad informática y la protección de datos personales.
En las próximas líneas examinamos cómo elegir un software de control horario seguro que cumpla con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y con la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD). Y todo ello manteniendo protegidos los datos de los empleados frente a amenazas de ciberseguridad.
Qué es un software de control horario y por qué la seguridad es clave
Una herramienta de control horario no sirve solo para registrar entradas y salidas. Estos sistemas gestionan una gran cantidad de datos personales y, por tanto, deben cumplir con los mismos criterios de seguridad y protección que cualquier otro tratamiento de información sensible dentro de la empresa.
Datos personales que gestiona un sistema de control horario
Un software de control horario registra información detallada en el seno de una empresa. Generalmente, todos los sistemas manejan estos datos:
Según la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), esta información es considerada como datos personales, ya que permite identificar o localizar a una persona en un lugar y momento determinados. Y si además el sistema incluye elementos biométricos destinados a identificar a una persona, estos entran en la categoría de datos especialmente protegidos, sujetos a medidas de seguridad reforzadas y evaluaciones de impacto previas.
Riesgos de ciberseguridad en herramientas de fichaje y RR. HH.
El uso de sistemas de fichaje sin garantías suficientes puede derivar en vulnerabilidades graves. Entre los riesgos más frecuentes se encuentran:
- Accesos no autorizados a bases de datos con información sensible.
- Filtración o manipulación de registros de jornada u otros datos.
- Robo de credenciales mediante phishing o malware.
- Pérdida de dispositivos móviles desde los que se accede al sistema.
- Configuraciones inseguras en la nube o falta de actualizaciones.
Además, si el sistema funciona en la nube o se accede desde dispositivos móviles remotos, se añade la fragilidad característica de los entornos distribuidos (como las conexiones inseguras). Estos incidentes no solo afectan a la reputación de la empresa, sino que pueden implicar sanciones y la pérdida de confianza del personal. Por ello, la seguridad debe estar integrada desde el diseño del software y no añadirse después como una capa complementaria.
RGPD y control horario: obligaciones legales para las empresas
La normativa europea y española sobre protección de datos establece reglas claras para el tratamiento de información personal en el entorno laboral. Implementar un sistema de control horario seguro implica conocer qué exige la ley, cómo se legitima su uso y qué consecuencias conlleva no cumplirla.
Qué dice el RGPD sobre el tratamiento de datos laborales
El tratamiento de los datos personales en el ámbito laboral se ampara en el cumplimiento de una obligación legal (art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores) y no requiere el consentimiento del empleado, aunque sí su información previa. En los pocos supuestos en los que se pueden tratar datos biométricos o de geolocalización, será obligatoria una Evaluación de Impacto en Protección de Datos (EIPD). En todo caso, el RGPD establece los principios esenciales que toda empresa debe respetar:
- Licitud, lealtad y transparencia: los empleados deben saber qué datos se recogen y con qué fin.
- Limitación de la finalidad: los datos solo pueden usarse para el registro horario.
- Adecuación: deben recogerse los mínimos datos necesarios.
- Exactitud y conservación limitada: mantenerlos actualizados y solo durante el tiempo legalmente exigido.
- Integridad y confidencialidad: protegerlos frente a accesos o alteraciones no autorizadas.
Cómo afecta el cumplimiento normativo a los software de control horario
El cumplimiento no depende solo de la empresa que implanta el sistema, sino también del propio proveedor. Este actúa como encargado del tratamiento y debe:
- Firmar un contrato específico con la empresa.
- Aplicar medidas técnicas y organizativas que garanticen la seguridad.
- Mantener un registro de actividades de tratamiento.
- Facilitar evidencias de cumplimiento en caso de auditoría.
Asimismo, la empresa está obligada a conservar los registros durante cuatro años y a facilitar el acceso a la información por parte de los trabajadores, sus representantes sindicales o la Inspección de Trabajo. El incumplimiento puede derivar en sanciones administrativas, obligaciones de notificación y posibles multas elevadas.
Multas y sanciones por incumplir la protección de datos
No garantizar la seguridad o el cumplimiento normativo puede tener consecuencias muy serias. Las sanciones de la AEPD pueden alcanzar hasta 20 millones de euros o el 4 % de la facturación anual del año anterior en los casos más graves. Además, las inspecciones laborales pueden imponer multas adicionales por incumplimiento del registro de jornada.
Un software inseguro, manipulable o mal configurado no solo pone en riesgo los datos, sino también la estabilidad económica y reputacional de la empresa. En resumen: garantizar el cumplimiento normativo es también una cuestión de seguridad corporativa.
Cómo elegir un software de control horario seguro y conforme al RGPD
Seleccionar una herramienta adecuada requiere evaluar tanto sus funcionalidades y características como las garantías legales y técnicas que ofrece el proveedor. De hecho, la seguridad debe ser un criterio tan importante como la facilidad de uso o el precio.
Requisitos de seguridad esenciales
Al seleccionar un software de control horario, las empresas deben asegurarse de que incluye como mínimo las siguientes características técnicas de seguridad:
- Cifrado de extremo a extremo en tránsito y en reposo.
- Control de acceso basado en roles y autenticación multifactor.
- Almacenamiento seguro y copias de seguridad automáticas.
- Registro de auditoría y trazabilidad de los eventos de fichaje.
- Geolocalización limitada y uso de biometría con evaluación de impacto.
- Accesibilidad multiplataforma con seguridad móvil mediante conexión cifrada o MDM.
- Preservación de los datos durante al menos cuatro años y en formato fácilmente accesible para inspecciones.
- Actualizaciones periódicas y parcheo regular del software.
- Evaluación continua de riesgos: para adaptarse a nuevas amenazas de ciberseguridad.
Estas medidas aseguran la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos laborales, minimizando el riesgo de incidentes o sanciones.
Certificaciones y auditorías que garantizan la protección de datos
Una forma de verificar la fiabilidad del proveedor es comprobar si dispone de certificaciones reconocidas. Por ejemplo:
- ISO 27001, sobre gestión de la seguridad de la información.
- ISO 27701, sobre privacidad y protección de datos.
- Esquema Nacional de Seguridad (ENS), si gestiona datos públicos.
También es recomendable solicitar documentación sobre sus políticas de seguridad, procedimientos de copia y destrucción de datos y resultados de auditorías externas. Esto permite garantizar que el proveedor actúa bajo los principios de compliance digital y que entiende la importancia de la ciberseguridad en recursos humanos.
Comparativa de software de control horario seguro
Antes de decidirte por un programa de control horario, es recomendable analizar diferentes opciones. Para que sea más sencillo, puedes recurrir a guías especializadas que evalúan aspectos como la seguridad, el cumplimiento y la facilidad de integración, ofreciendo una comparativa de software de control horario basada en criterios objetivos y opiniones de los usuarios.
Buenas prácticas para garantizar la protección de datos en RR. HH.
Adoptar un software seguro es solo el primer paso. La gestión responsable de la información laboral exige una política continua de buenas prácticas que combine tecnología, formación y control.
Ciberseguridad en recursos humanos: formación y control de accesos
Los equipos de recursos humanos deben estar formados en ciberseguridad básica. Es recomendable:
- Realizar sesiones periódicas sobre gestión segura de contraseñas, phishing y detección de fraudes.
- Aplicar políticas de “mínimo privilegio”, limitando los accesos a quienes realmente los necesitan.
- Monitorizar el uso de la herramienta y registrar los accesos para detectar anomalías.
La concienciación y el control son tan importantes como las medidas técnicas para evitar fugas o errores humanos. Como suele decirse, mejor prevenir que curar.
Políticas de uso y almacenamiento seguro de información laboral
La empresa debe definir claramente políticas internas de uso del sistema de control horario. Entre otras cosas, hay que regular:
- Quién puede fichar.
- Con qué dispositivos.
- Bajo qué condiciones.
- Qué tipo de datos se recogen.
- Con qué finalidad.
- Quién puede consultarlos o modificarlos.
- Durante cuánto tiempo se conservan.
- Cómo se eliminan una vez cumplido el plazo legal.
Además, los backups deben cifrarse y almacenarse en ubicaciones seguras, con procedimientos de restauración probados regularmente. Una política de almacenamiento bien estructurada garantiza el cumplimiento y evita brechas accidentales.
Cómo realizar auditorías y evaluaciones de riesgo en software de RR. HH.
Realizar auditorías internas y evaluaciones de riesgo periódicas es esencial para detectar posibles vulnerabilidades y asegurar la mejora continua. Se recomienda tomar las siguientes precauciones:
- Revisar los accesos y permisos activos.
- Comprobar cómo se registran los fichajes.
- Revisar la trazabilidad.
- Validar backups.
- Verificar la trazabilidad de los registros de fichaje.
- Simular incidentes para comprobar la capacidad de respuesta.
- Actualizar la evaluación de impacto cuando cambien las condiciones del tratamiento.
Estas auditorías demuestran ante la AEPD que la empresa aplica el principio de responsabilidad proactiva del RGPD. Asimismo, cuando el sistema incluye geolocalización o biometría (en casos muy limitados), es obligatorio realizar una evaluación de impacto sobre la protección de datos.
Conclusión: digitalizar el control horario sin poner en riesgo la seguridad
La digitalización del control horario es una oportunidad para mejorar la eficiencia, la transparencia y la productividad de las pymes. Pero no debe hacerse “a cualquier precio”.
Elegir un software de control horario seguro, conforme al RGPD y con las garantías de ciberseguridad adecuadas es parte de una cultura corporativa de protección de datos y cumplimiento normativo. Si estás en proceso de seleccionar un software, Cronomía ofrece una lista de los mejores programas de control horario que te servirá como punto de partida para comparar funcionalidades, seguridad y cumplimiento.
En definitiva: digitalizar no es sinónimo de dejar de lado la privacidad, sino de integrarla como un pilar estratégico. Una gestión del tiempo eficaz debe ir de la mano de una protección rigurosa de los datos de los empleados.
