Empresas y autónomos deben hacer frente cada vez a más ciberamenazas, que ponen en riesgo no solo su información y la de sus clientes, sino también la misma continuidad de su negocio. Por ello, utilizar herramientas que mejoren la ciberseguridad es esencial. Los ERPs (Enterprise Resource Planning o programas de gestión empresarial) cuentan con funciones y características que permiten reforzar la seguridad de la información.
En este artículo explicamos cómo ERP y ciberseguridad se relacionan y cómo el primero puede ayudar a fortalecer a la segunda, reduciendo las probabilidades de sufrir una brecha de seguridad y la fuga de información.
¿Qué es un ERP y cómo se relaciona con la ciberseguridad?
Un ERP es un programa de gestión en el que se integran en una plataforma todas las áreas de una empresa o negocio (finanzas, logística, inventario, recursos humanos, facturación, bases de datos, etc.), esto permite llevar una gestión centralizada de todos los procesos de la empresa.
La relación entre un ERP y la ciberseguridad radica en que este programa de gestión empresarial no solo mejora la operativa interna de la empresa o del autónomo, automatizando diferentes procesos y tareas, sino que también cuenta con funcionalidades avanzadas que ayudan a proteger los datos y minimizar el impacto de aquellas ciberamenazas que llegan a materializarse.
Los ERPs no son antivirus, pero gracias a que unifican toda la información en un solo lugar, se puede tener un mayor control sobre quién tiene acceso a la información, además de ser mucho más fácil administrar los permisos para acceder a ella. Esta centralización permite la aplicación de políticas de seguridad más robustas y eficientes, lo que disminuye el riesgo de accesos no autorizados o filtraciones de datos.
Además, los mejores sistemas ERP de gestión para autónomos y empresas suelen incluir módulos de seguridad avanzada, que permiten, entre otros, el cifrado de información, implementar la autenticación multifactor o hacer auditorías internas, lo que refuerza la protección ante amenazas internas y externas. Al gestionar mejor la información y el acceso a esta, autónomos y pymes pueden mantener sus operaciones protegidas y evitar y prevenir posibles ciberataques y sus peores consecuencias, como son la parada de la actividad, los costes económicos derivados de ello y la pérdida de reputación y confianza entre los clientes.
Cabe recordar que adoptar medidas de ciberseguridad y usar herramientas que la refuercen, es esencial tanto para autónomos como para pymes, puesto que ellos también son uno de los principales objetivos de los cibercriminales.
¿Cómo el ERP mejora la ciberseguridad?
El software de gestión para pymes y autónomos también cuenta con varias funciones y características específicas que ayudan a mejorar la ciberseguridad en su conjunto, y que lo convierten en una herramienta útil para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.
Centralización de la información y control de accesos
Cómo decíamos, la centralización de la información en una sola plataforma es una de las características clave de cualquier ERP y una de sus ventajas más importantes de cara a reforzar la ciberseguridad.
Al reunir toda la información en un solo sistema, la empresa puede gestionar de manera más eficiente los permisos de acceso a la información y los recursos relacionados con ella. Esto reduce significativamente las posibilidades de que empleados no autorizados o terceros ajenos a la empresa o el negocio accedan a información confidencial, lo que es un riesgo habitual cuando la información está dispersa en diferentes sistemas, herramientas o dispositivos.
La centralización, además, facilita la implementación de políticas de seguridad como el principio del menor privilegio o el zero trust, donde los usuarios solo tienen acceso a la información que necesitan para llevar a cabo su trabajo. De esta manera, si se produce una brecha de seguridad, el impacto puede quedar más limitado. Para una pyme o un autónomo con colaboradores, esta capacidad de control granular es un aliado importante, ya que limita el acceso a la información a quien debe usarla.
Así mismo, el ERP permite llevar un control exhaustivo de los accesos mediante registros de actividad, de manera que se puede auditar quién accede a la información, cuándo lo hace y qué tipo de acciones realiza dentro del sistema. Gracias a esta función es posible detectar patrones anómalos de comportamiento que puedan indicar un ataque o un acceso no autorizado, pudiendo así actuar de manera proactiva y evitar mayores daños a la información y la infraestructura informática.
Seguridad en la nube y acceso remoto
Actualmente, la mayoría de los ERPs están basados en la nube, lo que supone varias ventajas respecto a la ciberseguridad, siempre y cuando se sigan una serie de buenas prácticas (de ahí la importancia de formar a los empleados no solo en el uso y funciones del ERP, sino también en las medidas de seguridad a adoptar y los protocolos a seguir en caso de incidente de seguridad).
Los proveedores de ERP en la nube suelen implementar medidas de seguridad de la información desde su lado, como el cifrado de extremo a extremo, lo que garantiza que los datos estén protegidos tanto en tránsito como en reposo. Además, incluyen herramientas como cortafuegos avanzados (firewalls) y, algunos de ellos, sistemas de detección de intrusiones (IDS), que monitorizan constantemente el tráfico de red y los posibles intentos de ataque.
Otro factor relevante de los ERPs basados en la nube y relacionado con la ciberseguridad, es la seguridad en los accesos remotos a la plataforma. Teniendo en cuenta la presencia de trabajadores a distancia, muchos ERPs incluyen funciones cuyo objetivo es reforzar esa seguridad adoptando medidas como la autenticación multifactor (MFA), que requiere más de una credencial para poder acceder al sistema. Esta característica ayuda a disminuir las posibilidades de ataques basados en robo de contraseñas.
Así mismo, los ERPs basados en la nube cuentan con un beneficio claro para pymes y autónomos, y es que posibilitan una recuperación más rápida ante desastres. Si la empresa o los sistemas informáticos del autónomo sufren un ataque de ransomware, por ejemplo, el ERP basado en la nube permite restaurar fácilmente los datos perdidos a través de copias de seguridad automáticas, lo que reduce el impacto en la continuidad del negocio.
Actualizaciones automáticas
Una de las debilidades más comunes en los sistemas informáticos de pequeñas empresas es la falta de actualizaciones regulares de software, lo que deja vulnerabilidades abiertas a los ciberataques. Con un ERP, especialmente uno basado en la nube, estas actualizaciones suelen ser automáticas y gestionadas por el proveedor, lo que asegura que la empresa siempre esté utilizando las versiones más seguras del software.
Estas actualizaciones no solo corrigen errores o agregan nuevas funcionalidades, sino que también parchean vulnerabilidades de seguridad. Al tener un sistema ERP actualizado constantemente, las pymes y autónomos pueden protegerse mejor frente a las amenazas más recientes sin tener que preocuparse por la gestión manual de parches.
Monitorización y seguimiento de la actividad
Un ERP registra todas las operaciones que se llevan a cabo dentro del sistema y, aparte de los accesos, también registra la modificación de datos. Esta función permite saber quién ha hecho cambios en la información y cuándo se han realizado esos cambios, lo que permite detectar posibles actividades sospechosas (como, por ejemplo, la descarga de archivos o la consulta de la base de datos).
En definitiva, más allá de sus funciones como programa de gestión empresarial, un ERP es también una poderosa herramienta que pueda ayudar a mejorar y reforzar la ciberseguridad de cualquier pyme o autónomo. Gracias a sus funciones de seguridad integradas, un ERP puede ayudar a prevenir brechas de seguridad y evitar filtraciones y pérdidas de datos, y las consecuentes pérdidas económicas y de reputación para la empresa o el negocio.