Guía de digitalización: 10 formas de digitalizar tu negocio

Hemos entrado en una nueva era digital: la era de la digitalización. Las empresas de todo el mundo están empezando a adoptar los avances en tecnologías de Big Data e IA para mejorar sus procesos de negocio y agilizar sus flujos de trabajo. Sin embargo, a pesar de este hecho, el 48% de las empresas de servicios profesionales coinciden en que sus KPI todavía no reflejan la era digital en la que nos encontramos.

Las organizaciones necesitan ponerse al día si quieren seguir siendo relevantes y competitivas.

Con esto en mente, en el post de hoy vamos a compartir 10 consejos importantes para ayudarte a digitalizar tus procesos de negocio y desarrollar una cultura digital productiva en tu negocio. También compartiremos algunos de los beneficios de la digitalización para ayudarte a entender por qué esta transformación es tan importante para las empresas.

¿Qué es la digitalización empresarial?

La digitalización empresarial, o transformación digital, significa utilizar tecnología digital para facilitar el trabajo, hacer más y pensar en nuevas ideas en una empresa. Se trata de utilizar herramientas digitales para hacer las tareas mejor y más rápido, como convertir documentos en papel en archivos digitales, utilizar computadoras para gestionar tareas automáticamente, utilizar sistemas en línea y utilizar datos para tomar decisiones más inteligentes.

Básicamente, se trata de modernizar la forma en que las empresas trabajan para mantenerse al día con el mundo digital actual y seguir teniendo éxito a largo plazo.

Significado

En el acelerado entorno empresarial actual, la importancia de la digitalización empresarial no se puede subestimar. Representa un cambio fundamental en la forma en que las empresas operan y se relacionan con los clientes. La digitalización ayuda a las empresas a seguir siendo importantes, competitivas y flexibles en el mundo digital actual. El uso de la tecnología para facilitar las cosas ayuda a las empresas a trabajar mejor, tomar mejores decisiones y generar nuevas ideas.

Beneficios

La digitalización empresarial ofrece una gran cantidad de beneficios en varios aspectos de las operaciones. Pasar a procesos digitales trae consigo muchos beneficios. Agiliza el trabajo, ahorra dinero y hace que los clientes estén más satisfechos. Cuando digitalizamos las tareas, podemos realizarlas automáticamente, evitar errores y utilizar mejor los recursos. Además, las herramientas digitales nos ayudan a comprender los datos, de modo que podemos tomar decisiones más inteligentes y responder más rápido a lo que sucede en el mercado.

Desafíos

A pesar de su potencial transformador, la digitalización empresarial también plantea desafíos que las empresas deben afrontar. Uno de los principales obstáculos es la resistencia al cambio entre los empleados acostumbrados a los métodos tradicionales. Para superar esta resistencia se necesita una comunicación eficaz, formación y apoyo del liderazgo.

Las amenazas a la ciberseguridad son una gran preocupación en Internet, por lo que es importante proteger bien los datos y los sistemas. Además, afrontar los desafíos de los cambios digitales, como adaptar los sistemas nuevos a los antiguos, puede ser complicado para las empresas.

Estrategias de implementación

Para que la digitalización de tu empresa funcione, necesitas un plan inteligente que se adapte a tu negocio. En primer lugar, comprueba cómo se hacen las cosas ahora y con qué tecnología cuentas. Después, pide ayuda a expertos para elegir y utilizar herramientas digitales. Además, fomenta nuevas ideas y sigue aprendiendo para sacar el máximo partido a la digitalización.

Importancia de la digitalización empresarial

Con la digitalización empresarial podemos conseguir:

Mayor eficiencia y productividad

La digitalización agiliza los procesos, automatiza las tareas repetitivas y reduce los errores manuales.
Los flujos de trabajo digitales permiten una toma de decisiones más rápida y operaciones más fluidas.
Al eliminar los procesos basados ​​en papel, las empresas pueden reducir significativamente los gastos administrativos y aumentar la productividad.

Ventaja competitiva

Adoptar la digitalización proporciona a las empresas una ventaja competitiva en el mercado.
Las empresas que aprovechan las tecnologías digitales pueden responder más rápidamente a los cambios del mercado y a las demandas de los clientes.
Las organizaciones habilitadas digitalmente pueden innovar más rápidamente y adaptarse más fácilmente a las tendencias y oportunidades emergentes.

Ahorro de costes

La digitalización a menudo conduce a ahorros de costes a través de la reducción de gastos operativos.
La automatización de tareas y procesos puede reducir los costos laborales y aumentar la eficiencia operativa.
Las herramientas de comunicación digital y las soluciones basadas en la nube reducen la necesidad de infraestructura física y gastos de mantenimiento.

Escalabilidad y crecimiento

Las tecnologías digitales facilitan la escalabilidad, permitiendo que las empresas crezcan más rápida y eficientemente.
La computación en la nube y las soluciones de software escalables permiten a las empresas expandir sus operaciones sin realizar inversiones iniciales significativas.
Las plataformas digitales brindan acceso a los mercados globales, fomentando la expansión y la diversificación.

Experiencia del cliente mejorada

La digitalización empresarial permite interacciones personalizadas con los clientes y experiencias personalizadas.
Los sistemas de análisis de datos y de gestión de relaciones con los clientes (CRM) ayudan a las empresas a comprender las preferencias y el comportamiento de los clientes.
Los canales de comunicación digital, como las redes sociales y las aplicaciones móviles, mejoran la accesibilidad y la comodidad para los clientes.

Agilidad y adaptabilidad

La digitalización mejora la agilidad organizacional, permitiendo a las empresas responder rápidamente a los cambios en el mercado.
Las herramientas digitales facilitan la experimentación y la iteración rápidas, lo que permite a las empresas probar nuevas ideas y estrategias más fácilmente.
Las organizaciones ágiles pueden adaptarse rápidamente en respuesta a cambios en el comportamiento del consumidor, cambios regulatorios o presiones competitivas.

Conectividad global

La digitalización empresarial permite la conectividad y la colaboración global, rompiendo barreras geográficas.
Las herramientas de trabajo remoto y las plataformas de comunicación digital facilitan la colaboración entre equipos distribuidos.
Las cadenas de suministro globales y las plataformas de comercio electrónico conectan a las empresas con clientes y socios en todo el mundo.

Elementos clave

Los elementos clave en la digitalización empresarial son los siguientes:

Infraestructura digital

Implementar una infraestructura digital sólida es esencial para la digitalización empresarial. Las empresas pueden establecer una red sólida, utilizar servicios en la nube y software flexible. Con inversiones en tecnología moderna, pueden trabajar más rápido, colaborar mejor y mantener los datos seguros.

Gestión y análisis de datos

La gestión y el análisis de datos eficaces desempeñan un papel fundamental en la digitalización empresarial. Las empresas necesitan una gran cantidad de datos para tomar decisiones inteligentes. Para ello, utilizan herramientas especiales que les permiten estudiar estos datos y encontrar patrones. Esto les ayuda a tomar mejores decisiones y a hacer las cosas de forma más eficiente.

Automatización e IA

La automatización y la inteligencia artificial están cambiando la forma de trabajar de las empresas. Facilitan las tareas, como el uso de robots para realizar trabajos repetitivos o la presencia de chatbots de inteligencia artificial para responder preguntas. Esto ahorra tiempo y permite que las personas se concentren en cosas importantes. La adopción de la automatización acelera los procesos, reduce los costos y mejora la productividad en varios departamentos.

Experiencia del cliente

Mejorar la experiencia del cliente es un objetivo central de los esfuerzos de digitalización empresarial. Las empresas utilizan herramientas digitales como sitios web y redes sociales para hacer que los clientes se sientan especiales, enviarles anuncios que podrían gustarles y facilitar la compra en diferentes plataformas. Al utilizar estas herramientas, las empresas se hacen amigas de los clientes y hacen que vuelvan a comprar.

Medidas de ciberseguridad

A medida que las empresas se vuelven digitales, mantener los datos a salvo de los piratas informáticos es muy importante. El uso de medidas de seguridad sólidas, como contraseñas, inicios de sesión en dos pasos y sistemas que detecten a los intrusos, es fundamental para evitar que los malos entren. Realizar controles periódicos y enseñar a los empleados a mantenerse seguros en línea también ayuda a mantener todo seguro y a cumplir las reglas.

Integración entre sistemas

Para facilitar los negocios y maximizar los beneficios digitales es necesario conectar sin problemas varios sistemas y plataformas. Cuando herramientas como ERP (gestión de recursos), CRM (relaciones con los clientes) y BI (información empresarial) colaboran, las empresas obtienen mayor visibilidad, eficiencia y agilidad. Las API actúan como conectores y el middleware actúa como traductor, lo que facilita el intercambio rápido de información para la toma de decisiones en tiempo real.

Escalabilidad y flexibilidad

En la digitalización empresarial, es importante poder crecer y cambiar con el mercado. Las soluciones en la nube ayudan porque puedes ajustar fácilmente cuánto usas. Además, usar sistemas flexibles significa que puedes agregar cosas nuevas rápidamente y cambiarlas fácilmente para que se ajusten a tus necesidades.

Transformación cultural

La digitalización empresarial implica cambiar la forma en que trabajamos fomentando nuevas ideas, trabajando juntos y aprendiendo siempre. Los líderes y los empleados deben trabajar juntos y creer en los cambios digitales para que se hagan realidad. Probar cosas nuevas y estar preparados para cambiar rápidamente ayuda a todos a utilizar mejor la tecnología y tener éxito en el mundo digital.

Consejos de digitalización: 10 formas de digitalizar tu negocio

Ahora que hemos explicado qué es la digitalización, veamos 10 estrategias que puedes utilizar para digitalizar los procesos de tu empresa. Al implementar estas estrategias en tu empresa, puedes preparar a tu organización para la era digital y ayudar a que tu negocio funcione de manera más fluida.

Adopta una cultura digital

El concepto de digitalización va más allá de la implementación de software para la transformación de la empresa con el fin de agilizar sus procesos; también tiene en cuenta su cultura. Se trata de crear una cultura digital en la que la tecnología impulse a tu organización hacia el futuro.

Entonces, ¿qué es exactamente una cultura digital?

En pocas palabras, se trata de un cambio cultural dentro de tu organización en respuesta a los cambios tecnológicos que ha introducido en sus procesos y procedimientos. Se trata de fomentar un entorno ágil en el que tus empleados adopten estos cambios y comprendan los beneficios que pueden aportar a tu organización.

El primer paso para crear una cultura digital es la comunicación y la transparencia. Asegúrate de tener claras todas las estrategias que vas a implementar antes de implementar cualquier cambio tecnológico. Luego, una vez que hayas implementado estos cambios, ofrece capacitación y mantén abiertas las líneas de comunicación en todo momento.

Procesos de onboarding y offboarding digitales

Un buen punto de partida para digitalizar los procesos de tu empresa es la incorporación y la salida de la empresa. Esto es importante porque la primera y la última impresión que le das a un empleado suelen ser las más memorables. Si tus procesos son confusos e ineficientes, esto puede afectar directamente a tu marca de empleador. También puede afectar a la experiencia general de tus empleados.

El onboarding digital implica el uso de herramientas digitales para crear y entregar todo el proceso de onboarding digital. Mientras que el onboarding tradicional se suele realizar presencialmente, el onboarding digital es 100 % online (una gran solución si contratas empleados remotos). Así puedes automatizar y agilizar los procesos de contratación de nuevos empleados y gestionar todo de forma simplificada y personalizada. De esa forma, puedes estar seguro de que cada nuevo empleado recibe toda la información que necesita en su primer día y puede integrarse en su función de forma rápida y eficiente .

Lo mismo ocurre con la salida digital. Puedes utilizar herramientas de salida para automatizar el proceso y disponer de un sistema claro y coherente para gestionar a todos y cada uno de los empleados que se van. De esa forma, se irán con una impresión positiva de tu empresa y será más probable que compartan su experiencia con los demás.

Firma de documentos

Después de la incorporación y la salida, durante el tiempo que un empleado esté en la empresa, deberá firmar una serie de documentos importantes, como contratos y acuerdos de confidencialidad. Lo mismo se aplica a tus clientes y proveedores.

Con los sistemas tradicionales basados ​​en papel, esto puede llevar algo de tiempo, especialmente si tus empleados, clientes o proveedores no son locales. Tienes que firmar el documento y enviárselo por correo para que lo firmen. Luego tienes que esperar a recibir el documento firmado. Y luego tienes que hacer copias y archivarlas. Además, también corres el riesgo de que el documento se pierda o se extravíe en algún lugar del camino.

Es mucho más rápido y seguro utilizar una firma electrónica.

Puedes enviar todos tus documentos importantes de forma electrónica y conseguir que tus empleados, clientes y proveedores los firmen digitalmente. Las firmas electrónicas son fáciles de usar y son incluso más seguras que las firmas tradicionales porque contienen información rastreable sobre quién firmó el documento, así como dónde y cuándo. Además, obtienes una respuesta mucho más rápida y ahorras espacio de oficina.

Digitalización de tus archivos y registros

Ya sea que se trate de gestionar archivos y registros de empleados, políticas internas, contratos, órdenes de compra, facturas o datos de clientes, es fundamental contar con un sistema confiable para una gestión eficiente de los documentos. Y esto es precisamente lo que la digitalización pretende lograr. Al implementar un sistema de gestión electrónica de documentos ( EDMS ) en tu empresa, puedes asegurarte de que todos tus datos se almacenen de forma segura en línea y sean fácilmente accesibles cuando los necesites.

Un sistema EDMS digitaliza y centraliza todos los archivos y registros en todos los niveles de la empresa. Esto significa que puede tener un impacto enormemente positivo en la eficiencia de la organización.

Los mayores beneficios de implementar un EDMS incluyen:

• Eficiencia mejorada
• Capacidades multiplataforma
• Seguridad y cumplimiento
• Mayor colaboración
• Integridad de los datos
• Almacenamiento de documentos escalable y centralizado
• Organización de archivos con sistemas de etiquetado, búsqueda de metadatos y carpetas
• Procesos de backup y archivado automáticos y/o manuales
• Sistemas de control de documentos
• Controles de acceso
• Herramientas colaborativas para compartir fácilmente y funciones de edición en vivo
• Protocolos de seguridad avanzados
• Funciones para gestionar los ciclos de vida de los documentos
• Capacidades de intercambio de archivos internos y externos
• Búsquedas en múltiples recursos y plataformas
• Herramientas para el seguimiento del historial de documentos y la actividad del sistema

Digitalización del feedback de los empleados

Otra excelente manera de implementar la digitalización en tu empresa es usar herramientas digitales para administrar la forma en que recopilas comentarios de tus empleados. La mejor manera de hacerlo es con encuestas digitales para empleados. Estas encuestas son importantes porque te ayudan a evaluar sus niveles actuales de compromiso. Luego, puedes usar estos datos para identificar áreas de mejora. Y esto es crucial para crear una experiencia optimizada para los empleados.

Las herramientas digitales adecuadas pueden ayudarte en cada etapa del proceso, lo que incluye la preparación y distribución de tus encuestas y el análisis de los comentarios que recopiles de tus empleados.

Análisis y perspectivas

Uno de los mayores beneficios de implementar la automatización y la tecnología de Big Data en tu empresa es que obtienes acceso a información y análisis valiosos. Por eso es tan importante incluir tus procesos de generación de informes en tu estrategia de digitalización. Tener acceso a los análisis adecuados puede ayudarte a diseñar estrategias basadas en datos para impulsar tu organización hacia adelante.

Algunos ejemplos de informes que puede generar automáticamente cuando utilizas software para digitalizar el proceso son los informes financieros, los informes de recuento de personal, los informes DEI, los informes de gastos y los informes de facturación. Con las herramientas de automatización digital adecuadas, las posibilidades son infinitas.

Digitalización del servicio de atención al cliente

Para crear una cultura verdaderamente digital en tu empresa, también debes asegurarte de incluir a tus clientes en tu estrategia de transformación digital. Al alentar a tus clientes a adoptar la tecnología y utilizar herramientas digitales como un sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM) para agilizar tus procesos de recopilación de datos de clientes, puedes mejorar el nivel de servicio al cliente que ofreces de varias maneras:

• Puedes crear perfiles de clientes para que tu equipo de atención al cliente tenga acceso a todos los datos relevantes cada vez que esté en contacto con un cliente. Esto ayuda a tus empleados a conocer mejor a tus clientes para que pueda mejorar su experiencia general con ellos .
• Es mucho más fácil para ti mantenerte en contacto con clientes pasados ​​y presentes y compartir ofertas y descuentos relevantes con boletines informativos automatizados y correos electrónicos masivos.
• Tu departamento de marketing tiene acceso a información valiosa que le ayuda a identificar y comercializar con nuevos clientes potenciales.

Digitalización contable

La digitalización de los procedimientos de contabilidad y facturación puede ayudar a que las transacciones de tu empresa se realicen de forma más sistemática, lo que beneficia a varios departamentos de tu organización. Por un lado, la digitalización de la contabilidad puede mejorar los datos a los que tiene acceso tu equipo de ventas, lo que les ayuda a agilizar los procesos de facturación de clientes y el seguimiento de los pagos pendientes.

Quizás lo más beneficioso de todo es cómo la digitalización mejora la forma en que se ejecutan los procesos en el departamento de finanzas. Al digitalizar todos los datos, a tu equipo de RR.HH. le resulta mucho más fácil generar informes y hojas de cálculo automatizados para tener un mayor control sobre su flujo de caja. Además, un software puede ayudarte a automatizar el proceso de gestión de los gastos de los empleados. Esto hace que sea mucho más fácil mantenerse al tanto de los costes. También reduce el tiempo que tu departamento de finanzas dedica al papeleo.

Digitalización de la gestión de inventarios

Te sorprendería saber cuántas empresas siguen utilizando papel para gestionar sus inventarios. Además del impacto medioambiental que supone generar tanto papeleo y el coste asociado, el uso de papel para la gestión de inventarios requiere más tiempo y existe un riesgo mucho mayor de errores cuando los datos se introducen manualmente.

La digitalización puede ayudarte a evitar todo esto y a preparar tus procesos de gestión de inventario para la nueva era digital. También puede ayudarte a optimizar tus operaciones, minimizar los costes de inventario y aumentar la productividad.

Entonces, ¿qué es exactamente la digitalización del inventario?

Básicamente, implica utilizar sistemas de gestión de inventario para mejorar el nivel de visibilidad que tiene sobre tus niveles de inventario. Estos sistemas lo hacen mediante el seguimiento de datos y la recopilación de información tan pronto como los productos pasan por la cadena de suministro. De esa manera, puedes estar seguro de que siempre tendrás suficientes suministros para satisfacer la demanda y mantener satisfechos a tus clientes.

Por ejemplo, si tienes un restaurante, puedes utilizar un software de gestión de inventario para llevar un registro de tus existencias de alimentos. De esa manera, sabrás qué ingredientes necesitas comprar y cuándo. Esto ayuda a que tus operaciones funcionen con mayor fluidez y ahorra tiempo valioso a todos los involucrados en el proceso de gestión de inventario.

Priorizar los canales de comercio electrónico

La última forma efectiva de digitalizar tu negocio de la que queremos hablar hoy está relacionada con los canales de comercio electrónico.

La digitalización te ayuda a adaptar tus canales de venta a las necesidades y expectativas de tus clientes. Esto es importante porque, en esta era digital, cada vez más consumidores esperan que las empresas tengan canales digitales para realizar compras, procesar pagos y plantear cualquier posible problema que pueda surgir. Al ofrecer canales de comercio electrónico digitalizados, puedes mejorar significativamente la forma en que se ejecutan tus procesos de venta y los métodos que utilizas para comunicarte con tus clientes.

Asegúrate de que tu proceso de ventas incluya una variedad de canales de comercio electrónico digitales, como:

• Un sitio web intuitivo donde los clientes pueden acceder a detalles sobre todos tus productos y realizar compras en línea.
• Una variedad de métodos de pago (en línea y en la tienda), incluidos pagos con tarjetas de crédito y débito, pagos móviles, pagos QR, Venmo y PayPal, por nombrar algunos.
• Portales de clientes en tu sitio web donde los clientes pueden acceder a información sobre sus compras y realizar un seguimiento de sus pedidos.
• Una gama de canales de comunicación para tus clientes, incluidos teléfono, correo electrónico, mensajes de texto, chat en línea y chatbots.
• Canales de marketing digital efectivos.

Preguntas frecuentes

¿Cuáles son los principales impulsores de la digitalización empresarial?

La digitalización empresarial está impulsada principalmente por la necesidad de mejorar la eficiencia, mejorar las experiencias del cliente y mantenerse competitivo en un mercado en rápida evolución.

¿Cómo pueden las empresas superar la resistencia a la transformación digital?

La comunicación eficaz, la capacitación de los empleados y el apoyo del liderazgo son claves para fomentar una cultura de innovación y superar la resistencia al cambio.

¿Cuáles son los riesgos de ciberseguridad asociados a la digitalización?

Las amenazas cibernéticas, como las violaciones de datos y los ataques de ransomware, plantean riesgos importantes para las empresas digitalizadas, lo que pone de relieve la importancia de contar con medidas de ciberseguridad sólidas y estrategias de defensa proactivas.

¿Cómo pueden las pequeñas empresas afrontar la transformación digital?

Las pequeñas empresas pueden aprovechar soluciones en la nube rentables, buscar subvenciones o préstamos gubernamentales y priorizar las inversiones en función de sus necesidades y objetivos específicos para afrontar la transformación digital.

¿Qué papel juega el análisis de datos en la digitalización empresarial?

¿Por qué es importante la digitalización?

La digitalización es crucial porque mejora la eficiencia, reduce los costes, mejora la accesibilidad y la gestión de los datos y fomenta la innovación. Permite una mejor toma de decisiones a través del análisis de datos, respalda el trabajo remoto, mejora la experiencia del cliente y mantiene a las empresas competitivas en la economía digital.

Conclusión

Las empresas necesitan adaptarse a un mundo digital en constante cambio, en el que las nuevas ideas y lo que los clientes desean son muy importantes. La digitalización empresarial consiste en utilizar la tecnología para cambiar la forma en que hacemos negocios. No se trata solo de mantenerse con vida, sino de encontrar nuevas oportunidades para crecer y tener éxito en un mundo en constante cambio y lleno de nuevas tecnologías.

La digitalización empresarial no consiste solo en adaptarse a los nuevos tiempos: es fundamental para que las empresas triunfen en el mundo digital actual. Si comprenden su importancia, aprovechan sus beneficios y afrontan los desafíos de frente, las empresas pueden liderar el camino de la innovación. Adoptar la transformación digital no es solo una opción: es esencial para el éxito a largo plazo en nuestro mundo interconectado.