Si utilizas alguno de los servicios de Google, es probable que hayas visto el nombre Google Workspace. A estas alturas, probablemente hayas buscado en Google: «¿Qué es Google Workspace?» En resumen, Workspace es un cambio de marca de G Suite, el centro principal de Google para sus herramientas de colaboración y productividad de oficina, pero hay algunos cambios en el funcionamiento del servicio.
Google cambió el nombre de G Suite a Google Workspace en octubre de 2020 para reflejar un cambio en la suite de aplicaciones, que agregó una integración más estrecha entre sus aplicaciones. Aparte de su nombre, no ha cambiado mucho, pero hay algunas diferencias en el funcionamiento de Workspace. Sigue leyendo para obtener más información sobre qué era G Suite, por qué Google lo renombró y qué hay de nuevo en Google Workspace. Además analizaremos la seguridad de Google Workspace y te daremos unos consejos para proteger tu empresa.
Indice
¿Qué es Google Workspace?
Workspace es el conjunto de herramientas y aplicaciones de oficina de Google. Piensa en ello como la versión de Microsoft Office de Google. Te permite acceder a todas las herramientas de productividad de Google, incluidas sus aplicaciones de oficina Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones, todo en un solo lugar. Además, agrega algunas funciones orientadas a los negocios, como dominios personalizados para direcciones de correo electrónico y la opción de almacenamiento ilimitado en Google Drive.
Sin embargo, como el COVID-19 obligó a más personas a trabajar desde casa, aceleró la tendencia del trabajo remoto. Esto llevó a Google a agregar una integración más estrecha entre sus aplicaciones G Suite, creando una oficina virtual. Se cambió el nombre de G Suite a Google Workspace para comunicar mejor ese cambio.
¿Qué era G Suite?
Lanzado originalmente en 2006 como «Google Apps para su dominio», G Suite fue el predecesor de Workspace como centro de productividad del gigante de las búsquedas. Además de los editores de documentos como Docs, Sheets y Slides, ofrecía a los usuarios servicios de correo electrónico a través de Gmail, además de otras herramientas de comunicación como Google Chat, Meet y Hangouts. Todos ellos confiaron en el almacenamiento en la nube de Google Drive para almacenar todos sus datos y compartir archivos.
La mayoría de las aplicaciones de Google incluidas en G Suite tienen versiones gratuitas completamente funcionales, pero G Suite ofrece algunas ventajas adicionales para los clientes comerciales. Además de las bonificaciones que mencionamos anteriormente como parte de Workspace, estas incluían acceso al servicio de atención al cliente experto de Google y funcionalidad ampliada para algunas aplicaciones y controles administrativos avanzados.
Diferencia entre G Suite y Workspace?
A pesar de algunas diferencias, Workspace y G Suite son fundamentalmente el mismo servicio. La experiencia del usuario de G Suite evolucionó con el tiempo para satisfacer la demanda de sus clientes de mejores funciones de trabajo remoto.
Workspace fue la respuesta de Google, brindando más interoperabilidad entre sus diversas herramientas, pero aparte de su nuevo nombre, el servicio se mantuvo prácticamente igual. Sin embargo, Workspace ofrece algunas comodidades que G Suite no ofreció.
Por ejemplo, ahora puedes iniciar una conversación de Google Chat desde Gmail, luego crear un documento de Google Docs desde el cuadro de chat y trabajar simultáneamente con tus compañeros de trabajo. Esto está destinado a optimizar la experiencia de trabajo remoto y crear un mejor entorno para la colaboración en línea.
Desafortunadamente, los planes de almacenamiento ilimitado de G Suite ya no están. Si eres un usuario nuevo que desea obtener una cuenta de Workspace, no podrás obtener almacenamiento ilimitado. Sin embargo, si ya eres usuario de G Suite con un plan de almacenamiento ilimitado, puedes extender tu suscripción, pero se perderá las funciones de colaboración mejoradas que ofrece Workspace.
Además del precio, Workspace también limita el número máximo de usuarios a 300, mientras que G Suite no tenía tales limitaciones. Solo el plan Enterprise de Workspace permite un número ilimitado de usuarios, pero deberás comunicarte con Google para conocer los precios.
Seguridad de Google Workspace
Si bien cada empresa es única, los requisitos de seguridad siguen siendo prácticamente los mismos para todos. Google Workspace te permite acceder a documentos desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar y trabajar en los mismos archivos con compañeros de equipo simultáneamente. Esto, a su vez, ayuda a aumentar la eficiencia y ahorra tiempo y dinero en costes redundantes. Sin embargo, esta facilidad de acceso es también una de las razones por las que la seguridad y la protección son preocupaciones importantes para las empresas obligadas a proteger sus datos y los de sus clientes.
Entonces, ¿cómo logra Google Workspace esto? Profundicemos en algunas de las características de seguridad clave que hacen de Google Workspace una suite de productividad segura.
Seguridad mejorada
Cuando se trata de seguridad, Google Workspace protege sus datos de la manera más segura posible. Pasa auditorías y cumple con los más altos estándares de seguridad del sector. Sus características de seguridad te permiten crear espacios de trabajo flexibles y escalables, independientemente del navegador o dispositivo que utilices.
Al mismo tiempo, las funciones de seguridad de Google Workspace te ayudan a lograr tus objetivos al mismo tiempo que protegen los datos críticos. Además, las sólidas funciones de seguridad de Google Workspace facilitan la comunicación segura y brindan a los administradores un mayor control y visibilidad para sus organizaciones. Los conocimientos de los informes de protección de datos también pueden ayudar a los administradores a identificar material sensible, lo que les permite tomar mejores decisiones sobre cómo proteger mejor los datos de la organización.
La mayor visibilidad para los administradores con respecto a la seguridad de los datos les permite tomar decisiones informadas sobre la protección. Por lo tanto, las empresas que utilizan Google Workspace pueden tener la seguridad de que su información está segura, un requisito cada vez más crucial a medida que las violaciones de datos y otras amenazas de ciberseguridad se vuelven más frecuentes.
Mayor privacidad
Google tiene una certificación ISO / IEC 27701 autorizada para su Google Cloud Platform como procesador de datos. En la actualidad, la seguridad de Google Workspace sirve como el primer paquete de productividad clave en obtener esta certificación.
El estándar de acreditación ISO / IEC 27701 está diseñado para apoyar a las empresas que necesitan alinearse con las leyes y marcos de privacidad internacionales. Brinda orientación sobre la implementación, el mantenimiento y la mejora continua del Sistema de gestión de la información de privacidad (PIMS). Además, puede ser utilizado tanto por procesadores de datos como por controladores; una consideración crucial para las empresas que deben cumplir con el RGPD. Estas certificaciones ofrecen privacidad y seguridad de primer nivel para los usuarios.
Google Workspace también ofrece a los clientes las ventajas de los controles de privacidad universales, los procesos de auditoría optimizados y más claridad sobre los roles y responsabilidades asociados con la privacidad del usuario.
Funciones de Cloud Identity
Cloud Identity es una plataforma centralizada de IDaaS o Identity as a Service y gestión de puntos finales. Ayuda a los equipos de seguridad y TI a aumentar la productividad del usuario final, proteger los datos comerciales y realizar la transición a un espacio de trabajo virtual.
Google proporciona servicios de identidad y administración de terminales como un producto independiente en Google Workspace. Como administrador, puedes aprovechar Cloud Identity para supervisar a tus usuarios, aplicaciones y dispositivos desde una ubicación centralizada: la consola de administración de Google.
Puedes proteger tu organización con los indicadores de inteligencia de amenazas de Google y el modelo de seguridad de BeyondCorp. Controla la accesibilidad de las aplicaciones SaaS, aplica la autenticación multifactor sólida (MFA) para defender las cuentas de los usuarios, administrar los puntos finales y probar las amenazas con Security Center.
El cumplimiento estricto
Google se compromete a ofrecer productos y servicios de seguridad que satisfagan tus necesidades de informes y cumplimiento. Google Cloud tiene seguridad de vanguardia con certificaciones y auditorías de terceros, documentación y obligaciones legales para satisfacer esas necesidades.
Los productos y servicios de Google pasan por la validación individual de sus controles de privacidad, seguridad y cumplimiento, obteniendo atestaciones, certificaciones de cumplimiento o informes de auditoría comparados con estándares establecidos en todo el mundo. Google también se esfuerza constantemente por mejorar y ampliar su cobertura de cumplimiento. Evalúa la orientación existente de los organismos reguladores y los estándares líderes, y ajusta los programas de privacidad y seguridad en consonancia con el panorama cambiante del cumplimiento.
Con el cumplimiento de la seguridad de Google Workspace, puedes aprovechar los recursos de cumplimiento para tomar decisiones mejores e informadas para tu empresa. Cuando consideras los productos y servicios de Google, sus ofertas de cumplimiento pueden ayudarte a determinar si la colección de productos satisface tus necesidades específicas de cumplimiento y seguridad.
Recursos y mejores prácticas de seguridad
Google ofrece muchas prácticas recomendadas para ayudar a las empresas y los usuarios a proteger su privacidad y seguridad. A continuación se muestran algunas destinados a administradores.
Lista de verificación de seguridad para pequeñas empresas (de 1 a 100 usuarios)
Estas medidas de seguridad pueden ayudarte a proteger la información confidencial de tu organización:
- Usar contraseñas únicas
- Exigir a los usuarios y administradores clave que verifiquen su identidad
- Los administradores deben incluir datos de recuperación en su cuenta
- Obtén códigos de respaldo de antemano
- Crea una cuenta de superadministrador adicional
- Mantén la información disponible para restablecer la contraseña de la cuenta de administrador
- Los superadministradores deben cerrar sesión en su cuenta cuando no sea necesario
- Habilits las actualizaciones automáticas para navegadores y aplicaciones de Internet
Lista de verificación de seguridad para empresas medianas y grandes (más de 100 usuarios)
Puedes proteger tu empresa con la lista de verificación de seguridad recomendada por Google, incluidas las mejores prácticas de algunos administradores para garantizar la seguridad de los datos:
- Requerir verificación de 2 factores para cuentas de administrador
- Utilizar llaves de seguridad para la verificación
- No uses la cuenta de superadministrador para tareas rutinarias
- Los administradores no deben permanecer conectados
- Crea varias cuentas de superadministrador
- Configurar cuentas de rol de administrador de usuario
- Delegar tareas diarias a cuentas de usuario individuales
- Configurar alertas por correo electrónico
- Evaluar el registro de auditoría del administrador
- Agregar opciones de recuperación a las cuentas
- Guardar los códigos de seguridad de antemano
- Mantener una llave de seguridad adicional
Las mejores prácticas anteriores son específicamente para los administradores.
Consejos para proteger tu negocio
Como servicio de productividad, colaboración, almacenamiento de archivos y rendimiento en la nube, Google Workspace es definitivamente una de las herramientas más seguras de la web en la actualidad. De hecho, Google trabaja activamente para garantizar que sus clientes estén bien protegidos, con listas de verificación de seguridad diseñadas para ayudar a las marcas.
El entorno de Google mejora y evoluciona constantemente. Cada mes, vemos una afluencia de nuevas herramientas y soluciones en el panorama de Google Workspace diseñadas para hacer que tu experiencia sea más segura. Sin embargo, el hecho de que Google Workspace sea seguro no significa que no tengas que trabajar duro para mantenerlo así.
Al igual que cualquier otro conjunto de herramientas en tu negocio, Google Workspace funciona mejor cuando lo usas con cuidado, aprovechando los sistemas disponibles que pueden mejorar su privacidad y seguridad. Si estás preocupado por la seguridad de tu espacio de trabajo de Google, los siguientes consejos podrían ayudarte a descubrir nuevas formas de proteger tu negocio.
Utiliza unidades compartidas
Si aún no estás utilizando unidades compartidas en Google Workspace, ahora es el momento perfecto para comenzar. Estas «unidades de equipo» están disponibles en las versiones Enterprise y Business de Google Workspace, y ofrecen una forma rápida y sencilla para que las personas colaboren sin problemas en los archivos. A diferencia de la versión estándar de Google Drive que está disponible para cualquier usuario, las unidades de equipo están diseñadas específicamente para tu equipo.
Lo mejor de esta función es que si alguien termina dejando tu empresa por cualquier motivo, no se llevará tu valioso contenido con él. Los archivos permanecen en el mismo lugar, por lo que todos pueden seguir beneficiándose de la productividad continua. Además, como administrador de los archivos de tu equipo, tendrás control total sobre quién puede acceder a tu contenido.
Tendrás la libertad de decidir si concedes acceso de edición, carga y eliminación a varios miembros. Es muy fácil agregar y eliminar nuevos usuarios y cambiar permisos cuando sea necesario. Dado que muchas organizaciones descuidan la incorporación y el abandono en el mundo de SaaS, esta función puede ayudar a mantener más segura tu experiencia en Google Workspace.
Lucha contra el phishing
El phishing es una estrategia que los delincuentes pueden utilizar para robar datos en línea. Es un problema común en el mundo digital. Recibes un correo electrónico en Gmail, asumes que es de alguien en quien confías y haces clic en un enlace. De repente, tienes malware en tu sistema o alguien ha violado tus archivos y no tienes idea de lo que sucedió.
Afortunadamente, hay cosas que puede hacer en G Suite que pueden ayudarte a luchar contra la epidemia de phishing. Por ejemplo, el primer paso es decirles a tus empleados cómo protegerse contra los problemas de phishing. Proporcionar a los empleados información útil sobre aspectos como qué correos electrónicos probablemente sean falsos y cuáles sean reales es un buen comienzo. También puedes implementar extensiones de Gmail en el espacio de trabajo de Google que escanean automáticamente los archivos adjuntos en busca de virus.
Incluso hay extensiones de Gmail que pueden verificar la calidad de los enlaces incluidos en un correo electrónico y hacerles saber a tus empleados antes de hacer clic si esos enlaces son reales o peligrosos. Estas son solo algunas de las mejores extensiones de Gmail que pueden ayudarte a mejorar tu seguridad y proteger las comunicaciones de tu equipo.
Gestiona tus administradores
Uno de los principales consejos que sugiere Google al ayudar a las empresas a configurar una experiencia segura en el espacio de trabajo de Google es aprender a administrar a sus administradores. Deberás averiguar cuáles de tus empleados tendrán acceso privilegiado a determinadas herramientas y archivos. En la mayoría de los casos, es mejor brindar a las personas acceso a menos datos. Cuantos menos puntos de entrada tengas en tus archivos esenciales, menos probable será que termines con una violación de datos.
Asegúrate de conocer los conceptos básicos de las siguientes funciones de administrador antes de implementar la experiencia completa de Google Workspace en tu equipo:
- Superadministrador: estos administradores gestionan todos los aspectos de la cuenta de la organización y tienen acceso completo a los calendarios de los usuarios y a los detalles de los eventos. Como mínimo, dos trabajadores suelen tener acceso de superadministrador en una organización. Esto asegura que si un administrador pierde su información o contraseña, el otro aún pueda iniciar sesión y ayudar.
- Administrador de grupos: con Google Workspace, todos los miembros de un grupo pueden acceder a documentos, recibir correos electrónicos y consultar las invitaciones del calendario. Sin embargo, los administradores de grupo tienen un poco más de poder. Estas personas pueden crear y eliminar grupos, administrar miembros de grupos y acceder a la configuración. Los administradores de grupo también pueden realizar cambios en el equipo para ayudar al superadministrador.
- Administrador de gestión de usuarios: estas personas pueden crear o eliminar usuarios individuales en el entorno de Google Workspace. Un administrador de gestión de usuarios también podría ayudar con cosas como administrar la configuración de seguridad y las contraseñas de los usuarios.
Evita el problema del ransomware
El phishing y el acceso accidental a archivos confidenciales no son los únicos peligros a los que se enfrentan las empresas en el panorama digital moderno. Uno de los mayores problemas que preocupan a muchas organizaciones hoy en día es la creciente amenaza del ransomware. Esta es una forma de malware que te impide acceder a tus archivos hasta que le pagues a un pirata informático un «rescate» específico. El malware cifra tus archivos y codifica tus datos, lo que te obliga a pagar por una clave digital.
En estos días, el ransomware está tan extendido que es más probable que te infectes con él que que te contagies de la gripe. Las grandes empresas, hospitales y escuelas a menudo se ven afectadas por este problema. Sin embargo, virtualmente cualquier empresa u organización puede ser blanco de ransomware. Algunas de las formas en que tu experiencia de Google Workspace podría verse afectada incluyen:
- Hacer clic accidentalmente en el enlace incorrecto cuando usas tu cuenta de Google Workspace. Esta experiencia es similar a ser pirateado a través de un correo electrónico de phishing.
- A través de servicios de copia de seguridad y sincronización. Es posible que accidentalmente hagas clic en el enlace incorrecto y hagas una copia de seguridad de tus datos en el entorno incorrecto.
- A través de extensiones y aplicaciones de terceros. Aunque las extensiones y las aplicaciones de Google Workspace pueden hacer que Google Workspace sea más envolvente y útil, es importante asegurarse de elegir herramientas confiables.
Aunque no hay forma de estar 100% a salvo del ransomware en todo momento, puedes estar preparado para ello. Las copias de seguridad automatizadas en instalaciones de almacenamiento en la nube confiables, como G Suite Vault, pueden ser de gran ayuda. Si tienes una copia de seguridad de tus datos esenciales, entonces no necesitas preocuparte por esperar a que otra persona te dé acceso a tus archivos nuevamente antes de que puedas continuar con tus actividades como de costumbre.
Aprovecha el inicio de sesión único de Google
El inicio de sesión único es una herramienta poderosa para los usuarios de Google Workspace que estén interesados en actualizar y mejorar su estrategia de seguridad. Como parte del paquete de herramientas Cloud Identity de Google, Single Sign-On garantiza que tus empleados puedan tener acceso fácil e instantáneo a una gama de potentes aplicaciones integradas.
Con el inicio de sesión único, puedes reducir el riesgo de que las personas utilicen contraseñas peligrosas de baja seguridad para acceder a herramientas esenciales en tu red. Esto se debe a que tus clientes solo tendrán que recordar una única contraseña maestra para tener acceso a todo lo que necesitan. Además, también puedes tener más control sobre las aplicaciones y los servicios que utilizan los miembros de tu equipo. Como administrador, podrás verificar que todas las aplicaciones de la lista de tus empleados estén debidamente protegidas y sean sólidas.
El inicio de sesión único es una función útil que debes tener cuando desees aplicar políticas de seguridad en tu lugar de trabajo, sin perjudicar la experiencia de tu usuario final. Puedes poner en funcionamiento a los empleados nuevos y existentes en cuestión de minutos y reducir el impacto en tus equipos de TI y de asistencia técnica, todo al mismo tiempo.
Implementa la autenticación multifactor
Si has oído hablar de herramientas como el inicio de sesión único para el espacio de trabajo de Google, probablemente también estés familiarizado al menos parcialmente con la autenticación multifactor. Con MFA, puedes mejorar la seguridad y protección de todo tu entorno de nube y suite de productividad. La autenticación multifactor garantiza que los miembros de tu equipo tengan más protección que la combinación básica de contraseña y nombre de usuario.
Con MFA, los atacantes que intentan obtener acceso a tu nube no podrán ingresar a tu sistema solo con credenciales robadas. En su lugar, necesitarán una combinación de una contraseña, un nombre de usuario y un código que se enviará directamente a tu teléfono inteligente u otro dispositivo. Desafortunadamente, solo alrededor del 28% de las personas utilizan la autenticación multifactor en la actualidad.
Sin embargo, independientemente de los aspectos del espacio de trabajo de Google de los que dependas, una estrategia de autenticación multifactor puede brindarte el acceso que necesitas a una capa adicional de seguridad y privacidad. MFA es particularmente importante en entornos que permiten el trabajo BYOD o el trabajo móvil.
Defiéndete de las amenazas internas
Por lo general, cuando las personas entran en pánico por los problemas de seguridad y privacidad en el panorama empresarial, piensan en complicados ataques de piratas informáticos y violaciones externas. Sin embargo, la verdad es que algunos de tus mayores problemas de seguridad pueden ocurrir dentro de los muros de tu empresa. Tus empleados suelen ser una amenaza mayor para tus datos que la mayoría de los atacantes cibernéticos.
A pesar de sus mejores intenciones, los empleados a menudo son víctimas de errores accidentales que pueden terminar poniendo en riesgo tus datos. Por ejemplo, si tu empleado se lleva un dispositivo fuera de la oficina para poder seguir trabajando fuera de su escritorio, existe el riesgo de que le roben el dispositivo. Si la persona tiene sus contraseñas guardadas en sus cuentas cruciales en línea, los piratas informáticos pueden iniciar sesión rápida y fácilmente sin ningún esfuerzo.
Por otro lado, tu equipo podría terminar usando conexiones WiFi públicas peligrosas para iniciar sesión en sistemas en la web. Esto te deja a ti y a tu empresa expuestos a ataques de personas que están felices de unirse a esas conexiones inseguras. Es esencial asegurarse de que los datos de tus empleados estén respaldados y de que los miembros de tu equipo sepan cómo proteger la información que utilizan dentro de tu empresa.
¿Es segura tu experiencia en Google Workspace?
Google Workspace es una de las suites de productividad más valiosas del mercado actual y ofrece una excelente combinación de herramientas para empresas de todos los tamaños. A medida que Google continúa enfocándose en atraer una gama más amplia de clientes empresariales, es muy probable que veamos un aumento en la cantidad de increíbles funciones de seguridad y privacidad implementadas en el entorno de Google Workspace.
Sin embargo, es importante recordar que también debes trabajar un poco de tu lado para mantener tu entorno seguro. Implementar las políticas de seguridad y privacidad adecuadas con tu equipo es un buen comienzo. Cuanto más sepas sobre cómo maximizar tu experiencia en Google Workspace, más fácil será ofrecer la productividad y la simplicidad que buscan los miembros de tu equipo, sin comprometer la seguridad.