Tras la pandemia de COVID-19, se ha hecho evidente la necesidad de recuperar la economía y fomentar el crecimiento del sector emprendedor. En gran parte para garantizar la madurez digital de los proyectos pequeños y medianos que representan el 95% del tejido empresarial español.
El Kit Digital es el nombre del plan del Gobierno de España, creado para promover la digitalización de las empresas del país, y entrar en una nueva era de gestión laboral. Gracias a él puedes digitalizar los RRHH de tu empresa.
La primera convocatoria del trámite comienza el 15 de marzo de 2022, y durará seis meses o hasta que se acabe el presupuesto de la ayuda (500 millones de euros).
Para que aproveches esta oportunidad, aquí tienes una completa guía sobre el Kit Digital.
Indice
¿Qué es el programa Kit Digital?
El programa Kit Digital es una subvención estatal implementado por el Gobierno de España para la reconstrucción y recuperación del tejido empresarial tras el paso de la pandemia del COVID-19. La ayuda, que comienza en marzo de 2022, está dirigida a pequeñas y medianas empresas, así como trabajadores autónomos.
La primera convocatoria del Kit Digital en marzo va destinada a empresas que tengan entre 10 y 49 profesionales en su plantilla. Después, entre marzo y junio se lanzará la segunda convocatoria, con los 2.500 millones de euros restantes de presupuestos y destinada a microempresas y autónomos.
Objetivos
El objetivo principal del programa Kit Digital es subvencionar la adopción de soluciones de digitalización disponibles en el mercado, proporcionadas por Agentes Digitalizadores, para pequeñas empresas, microempresas y personas autónomas. Con ello conseguirán un progreso significativo en sus niveles de madurez digital y les permitirá avanzar en la digitalización de áreas clave como presencia en internet, venta electrónica, gestión de clientes y proveedores, oficina digital, gestión y automatización de procesos y ciberseguridad, subvencionando las soluciones de digitalización ofertadas por los agentes digitalizadores adheridos al programa.
Otros objetivos previstos son:
- Promover un mecanismo escalable de colaboración público-privada y de alto impacto, que permita facilitar/acelerar la digitalización de pequeñas empresas, microempresas y personas en situación de autoempleo, promoviendo la adopción de soluciones de digitalización.
- Transformar digitalmente el mayor número posible de pymes.
- Minimizar las barreras entre los niveles de madurez digital, logrando una transformación digital estructural y competitiva.
- Impulsar la digitalización del tejido empresarial de las pymes, objeto de estas subvenciones.
- Fomentar la expansión de nuevas oportunidades y servicios de digitalización.
¿Para qué sirve?
La pandemia en 2020 hizo que millones de personas en el mundo entero se vieran forzadas a cumplir con las diferentes restricciones establecidas por los gobiernos, para intentar frenar los contagios. Esto trajo consigo la necesidad de pensar en soluciones innovadoras para, de la manera más segura posible, continuar con las actividades diarias y laborales.
En el ámbito de Recursos Humanos, se consolidó el teletrabajo y, más tarde, el trabajo híbrido. Pero a pesar de que fueron soluciones efectivas, lo cierto es que no todas las empresas se encontraron a la altura de las circunstancias.
Madurez digital
Ya sea por falta de recursos, formación o competencias digitales básicas, el ritmo frenético de la digitalización de empresas ha perjudicado a no pocas organizaciones en el mundo y, más específicamente, esto ocurre también hoy en día en España. Además, debemos tener en cuenta aquellas empresas de sectores sin posibilidad de migrar a la virtualidad (como la restauración y el turismo, por ejemplo).
Por este motivo, el programa Kit Digital aparece como la respuesta adecuada para lograr que todas las empresas del país, puedan hacerle frente a esta transición tan necesaria, minimizando riesgos y obteniendo fuentes de financiación con impacto directo en sus operaciones.
Primera convocatoria
Las empresas tendrán seis meses para presentar sus solicitudes para obtener la ayuda de Kit Digital. El trámite estará disponible desde el martes 15 de marzo de 2022, hasta el 15 de septiembre de 2022.
De todas maneras, el Gobierno avisa de que el plazo podría cerrarse antes de la fecha límite establecida, en caso de que el presupuesto de la ayuda quede agotado.
Plazo de formalización
Las empresas disponen de seis meses para formalizar el acuerdo una vez que se les haya concedido la ayuda del kit Digital. Este margen de tiempo comienza desde el mismo día que se notifica la resolución de la prestación.
Este trámite se deberá realizar a través del formulario disponible en Red.es, siempre y cuando se cumplan los requisitos especificados. De las más de 86.000 pymes registradas en el programa, unas 25.000 podrán beneficiarse en la primera convocatoria.
Importes de las ayudas
Para esta ayuda estatal, el importe máximo según beneficiario será de 12.000 euros. Los sectores a los que se les puede aplicar este bono van desde la gestión de clientes, a analítica empresarial y gestión de procesos.
Así, el desglose de las cuantías monetarias según categorías es el siguiente:
- Gestión de Clientes: 4.000€
- Business Intelligence y Analítica: 4.000€
- Gestión de Procesos: 6.000€
- Factura Electrónica: 1.000€
- Comunicaciones seguras: 125€ por usuario (hasta 48)
- Ciberseguridad: 125€ por dispositivo (hasta 48)
- Sitio Web y Presencia en Internet: 2.000€
- Comercio Electrónico: 2.000€
- Gestión de Redes Sociales: 2.500€
- Servicios y Herramientas de Oficina Virtual: 250€ por usuario (hasta 48).
¿Cómo funciona?
El programa Kit Digital se desprende del Plan de recuperación, Transformación y Resiliencia y que se describe en el Plan de Digitalización de PyME 2021-2025. Además, se incluye la plataforma Acelera PyME que es de hecho, donde se recogen las ayudas a la digitalización.
El plan Kit Digital está enmarcado dentro de un programa aún más grande: los Fondos Europeos Next Generation. Estos surgen dentro de la propia Unión Europea y, cada país que recibe las partidas asignadas, es libre de ejecutarlo en la forma más apropiada posible.
Y, al mismo tiempo, cuenta con una partida presupuestaria de 3.000 millones de euros, de los cuales 500 millones de euros van para la primera convocatorio de Marzo. El objetivo es fomentar la incorporación de soluciones digitales para optimizar gestiones para empresas pequeñas y medianas y autónomos.
¿Quién puede beneficiarse de las ayudas?
El Gobierno ha segmentado los negocios que se pueden beneficiar del kit digital tanto en la convocatoria de las ayudas, como en la cuantía de las mismas, en tres grupos distintos:
- Segmento I: Pequeñas empresas, de 10 a 49 empleados, que se calculan unas 150.000 en toda España, con un importe del bono digital por empresa de 12.000€.
- Segmento II: Pequeñas empresas o microempresas, de 3 a 9 empleados, que se calculan que son 1.100.00 en España, con un importe del bono digital por empresa de 6.000€.
- Segmento III: Pequeñas empresas o microempresas y autónomos (personas en situación de autoempleo), de 1 a 2 empleados, que se calculan que son 1.600.000 en España, con un importe del bono digital de 2.000€.
Requisitos y condiciones para poder solicitar el Kit Digital
Se han establecido una serie de condiciones para poder ser beneficiario de la ayuda del Kit Digital y también en el otro lado de la ecuación, para poder ser Agente Digitalizador, que veremos más adelante.
Ahora vamos a ver qué condiciones y requisitos debe cumplir tu empresa para poder ser beneficiaria del Kit digital:
- Ser una pequeña empresa, una microempresa o un autónomo.
- No tener consideración de empresa en crisis.
- Estar al corriente de pagos de las obligaciones tributarias y frente a la Seguridad Social.
- No incurrir en ninguna de las prohibiciones previstas en Ley General de Subvenciones.
- Estar inscrito en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores de la Agencia Estatal de Administración Tributaria o en el censo equivalente de la Administración Tributaria Foral.
- No estar sujeta a una orden de recuperación pendiente tras una decisión previa de la Comisión Europea.
- No superar el límite de ayudas minimas (200.000€).
- Disponer de la evaluación del Nivel de Madurez Digital de acuerdo con el test de diagnóstico en la plataforma Acelera pyme.
Categorías de soluciones
Para acceder al catálogo o marketplace de soluciones digitalizadoras, tanto los autónomos como las pymes interesadas, deberán comprobar primero lo que han denominado “Nivel de madurez Digital”.
Consiste en rellenar un formulario mediante un test de diagnóstico inicial que se encuentra en la plataforma AceleraPyme.
Una vez se haya realizado el test, los beneficiarios podrán elegir entre un amplio catálogo de soluciones digitales.
Vamos a ver qué categorías de soluciones digitales para tu empresa aparecerán en el marketplace del Kit Digital:
- Sitio Web y presencia en Internet: en esta tipología entrarán tanto la creación de páginas web, como otros servicios de posicionamiento (SEO) o visibilidad de la empresa en los principales sitios de internet.
- Comercio electrónico: creación de una tienda online de compraventa de productos y/o servicios que utilice medios digitales para su intercambio.
- Gestión de redes sociales: promocionar la pyme en redes sociales.
- Gestión de clientes y/o proveedores: digitalizar y optimizar la gestión de las relaciones comerciales con los clientes.
- Business Intelligence y analítica: explotación de datos de la empresa para la mejora del proceso de toma de decisiones.
- Servicios y herramientas de oficina virtual: implantar soluciones interactivas y funcionales que permitan la colaboración más eficiente entre los trabajadores de la pyme.
- Gestión de procesos: digitalizar y/o automatizar procesos de negocio relacionados con los aspectos operativos o productivos de la pyme.
- Factura electrónica: digitalizar el flujo de emisión de facturas entre la pyme y sus clientes mediante un software de facturación.
- Comunicaciones seguras: proporcionar a las pymes seguridad en las conexiones entre los dispositivos de sus empleados y la empresa.
- Ciberseguridad: proporcionar a las pymes seguridad básica y avanzada para los dispositivos de sus empleados.
¿Qué es un Agente Digitalizador?
Hasta ahora hemos hablado de los beneficiarios del bono digital, pero así como existen unos autónomos o pymes que reciben una solución digital, tiene que existir la otra parte. Es decir, los que ofrecen este servicio digital, a los que se les ha llamado “Agentes Digitalizadores”.
Los Agentes Digitalizadores serán las empresas que ofrecerán sus soluciones digitales, estarán habilitadas para suscribir un acuerdo de colaboración con los beneficiarios de las ayudas del Kit Digital o programa Digital Toolkit y se encargaran de acompañarlos en su proceso de transformación digital.
¿Cómo ser Agente Digitalizador?
Las empresas que quieran aparecer en el marketplace de AceleraPymes deberán inscribirse en la sede electrónica de red.es, introducir sus datos y especificar cuál es su solución digital y a que categoría o categorías pertenece.
Para ser Agente Digitalizador, así como ocurría con los beneficiarios de las ayudas, también hay que cumplir una serie de requisitos.
Las condiciones que deberán cumplir los Agentes Digitalizadores son las siguientes:
- Ser empresa, según la definición que figura en el Anexo I del Reglamento(UE) n.º 651/2014 de la Comisión, de 17 de junio de 2014.
- Para las empresas, haber alcanzado una facturación acumulada de al menos 100.000 € en los dos años anteriores contando desde la presentación de la solicitud de adhesión al programa, o 50.000 € en el año anterior.
- Para los autónomos sin trabajadores a su cargo, la facturación acumulada deberá ser de al menos 70.000 € en los dos años anteriores contando desde la presentación de la solicitud de adhesión al programa, o 35.000 € en el año anterior.
- Estar al corriente de las obligaciones tributarias y con la Seguridad Social.
- No tener consideración de empresa en crisis.
- Comprometerse a generar en España el empleo que sea preciso para la prestación de los servicios.
- Mantener su domicilio fiscal y centro de prestación de actividades objeto de la prestación en la Unión Europea.
El programa establece requisitos y obligaciones adicionales para las macro empresas (aquellas que facturen más de 100 millones de euros o tengan más de 1000 empleados). De esta forma, se pretende evitar que las grandes empresas capitalicen las ventas de estas soluciones digitalizadoras.
¿Cómo solicitar el Kit Digital?
En esta sección entraremos en cómo funciona el procedimiento para solicitar esta subvención y así poder entender mejor, con precisión, qué pasos hay que realizar para acceder a la ayuda.
- El primer paso, es acceder a AceleraPyme y registrar tu empresa mediante un formulario online, lo que te permitirá poder entrar al área privada de la plataforma.
- Realizar el Test de Diagnóstico Digital, también conocido como Test de nivel de madurez digital y es obligatoria su realización si pretendemos acceder al bono digital. Consta de 13 preguntas y se realiza en unos 10 minutos aproximadamente.
Nos harán preguntas sobre nuestra conexión a internet, si usamos las redes sociales o si disponemos de un software CRM, serían algunos ejemplos.
En el detalle de los resultados, se proporcionará la información sobre los valores de cada uno de los indicadores DESI y DII, de esta forma las empresas podrán tener una comparativa con la media de las pymes españolas.
- Los otros 2 tests son opcionales y son la Autoevaluación de transformación digital, en el que se realizan más preguntas y el programa te guía hacia las soluciones digitales que más te convienen, y la Autoevaluación de ciberseguridad, para conocer el nivel de madurez en ciberseguridad de tu empresa.
- En este punto, recibirás tu “bono digital” con la cuantía asignada que podrás usar en el catálogo para elegir una o varias soluciones digitalizadoras.
¿Cómo utilizar tu bono digital?
Ahora que ya disponemos de nuestra cuenta de usuario en AceleraPymes, hemos realizado el Test de Madurez Digital y ya disponemos de nuestro “bono digital”, ya somos “beneficiarios” y solo nos queda elegir una o varias soluciones en el markeplace.
Los pasos para elegir a un Agente Digitalizador dentro del catálogo en la web de Acelerapymes son los siguientes:
- El beneficiario y el Agente Digitalizador, negocian, firman y formalizan un Acuerdo de Prestación de Soluciones de Digitalización.
- Tras la formalización del acuerdo, el Agente Digitalizador implanta los requisitos pertenecientes a cada fase de la solución de digitalización, es decir, que ofrece la solución tecnológica al beneficiario (el periodo de implantación en algunos casos es de un día, en otros puede ser de varias semanas).
- El Agente Digitalizador emite una única factura tras la primera fase de prestación del servicio, con el importe total (de los 12 meses de prestación del servicio) e indicando la cuantía subvencionada.
- El beneficiario realizará el abono de los gastos no subvencionables (por ejemplo el IVA, que luego podrá deducir) y cederá el derecho a cobro del importe subvencionable en favor del Agente Digitalizador.
- El Agente Digitalizador prestará la solución digitalizadora solicitada por el beneficiario durante un plazo de 12 meses desde el comienzo de la implantación.
Plazos, pagos y ejecución
La forma de funcionamiento del Kit Digital, establece que una vez que una empresa o autónomo recibe una ayuda, cuenta de un tiempo estimado de seis meses para la utilización del dinero otorgado mediante la subvención.
En lo que respecta al pago de la ayuda, el Kit Digital cubrirá el 70% del servicio digitalizador en la compra de la herramienta digitalizadora. El 30% restante se abonará una vez se haya instalado y pasado el período de prueba.
Documentación a presentar
Asimismo, el pago se realizará a los Agentes Digitalizadores que están adheridos al programa, a través de dos fases: la primera, consiste en una memoria que deberá ir en la misma línea que el formulario digital preestablecido y con la siguiente documentación:
- Detalle técnico y funcional de las soluciones instaladas y prestadas y sus costes de conformidad con el Acuerdo de Prestación de las Soluciones de Digitalización.
- Acreditación del cumplimiento de la actividad subvencionada, así como evidencias de que las categorías escogidas mejoran las soluciones previamente adoptadas por las empresas beneficiarias de la ayuda.
- La factura emitida por el Agente Digitalizador Adherido.
- Conformidad expresa del beneficiario de las soluciones instaladas y prestadas.
- Declaración expresa del beneficiario de no haber recibido ninguna otra subvención, ayuda, ingreso o recurso, que cubra el mismo coste del Acuerdo de Prestación de Soluciones de Digitalización, procedentes de cualquier Administración o entes públicos o privados nacionales, de la Unión Europea o de organismos internacionales.
- Pruebas pertinentes acerca del cumplimiento de las obligaciones de publicidad.
De la misma manera, la segunda fase consta de 12 meses, donde la documentación a presentar debe ser exactamente la misma que la de la fase 1. Sin embargo, en esta no será necesaria incluir la factura emitida por el Agente Digitalizador Adherido.
¿Cuándo se concederán las ayudas del Kit Digital?
El Gobierno ha dado algunas claves sobre cuándo estarán disponibles estas ayudas, aunque sabemos que hablar de plazos y Administración Pública en la misma frase puede considerarse deporte de riesgo.
Aún así, a continuación podréis encontrar las fechas clave que se conocen, actualizadas día a día, acerca del Kit Digital.
- 24 de Noviembre de 2021: Presentación del Programa Kit Digital
- Se establecen las primeras bases y se habilitan los diferentes portales informativos.
- Los beneficiarios de las ayudas pueden acceder a su Área Privada y realizar los diferentes tests de madurez digital.
- 30 de Diciembre de 2021: Publicación de las bases reguladoras del Kit Digital en la Disposición 21873 del BOE núm. 313 de 2021.
- 11 de Enero de 2022: se abre la inscripción a los Agentes Digitalizadores para que puedan ofrecer sus soluciones digitales.
- 10 de Marzo de 2022: Publicación del catálogo de Agentes Digitalizadores.
Se publica la lista de los primeros Agentes Digitalizadores en Red.es (2949 Agentes Digitalizadores). Se irán añadiendo Agentes Digitalizadores al catálogo del orden de 500 por semana. - 15 de Marzo 2022: Primera convocatoria de ayudas para Pymes de 10 a 49 empleados.
- El Segmento I (empresas de 10 a 49 empleados) empiezan a solicitar la subvención.
- Cantidad prevista en esta primera convocatoria de 500 millones de euros.
- Las ayudas se concederán por orden de inscripción hasta agotar los fondos.
- Las primeras 24h del Kit Digital se cierran con 12.000 solicitantes.
- 18 de Abril de 2022: Más de 2.000 empresas de entre 10 y 49 empleados reciben los primeros bonos de 12.000€.
- 10 de Mayo: la cifra de Agentes Digitalizadores asciende a más de 7.300.
- 15 de Junio de 2022: Segunda convocatoria de ayudas dirigidas al Segmento II (de 3-9 empleados) con un importe de 6.000€ por empresa.
- Entre Septiembre y Octubre de 2022: Lanzamiento de la última convocatoria de ayudas dirigida al Segmento III (autónomos) que podrán percibir 2.000 euros, con el catálogo de servicios digitales adaptado a sus características y a sus necesidades hasta agotar el presupuesto de 3000 millones de euros destinados a estas subvenciones.
Preguntas Frecuentes
¿Cuánto tiempo tengo para usar el bono digital una vez me lo conceden?
Una vez recibido, las compañías dispondrán de un plazo de seis meses para utilizarlo en hasta cinco servicios (de un año de duración).
¿Qué es el Plan AceleraPyme?
El Programa AceleraPyme forma parte del plan del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital destinado a la construcción del ecosistema de referencia de la transformación digital de las pymes nacionales e internacionales.
Está desarrollado por Red.es, entidad dependiente de la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial, y se enmarca en el Plan de Digitalización de Pymes 2021 – 2025, que cuenta con más de 4.000 millones de euros de presupuesto.
¿Cuáles son las soluciones digitales del Kit Digital más demandadas?
Las soluciones digitales más demandadas por las empresas españolas van desde la creación de páginas web, el posicionamiento y visibilidad en internet (SEO), softwares online de facturación y contabilidad, programas CRM, soluciones en redes sociales, ciberseguridad, etc.
¿Qué es un agente voluntario en el Kit Digital?
Un agente voluntario es una figura que se ha habilitado que pretende que cualquier persona (incluidos los Agentes Digitalizadores) puedan solicitar por cuenta de la pyme (beneficiarios) la ayuda.
¿Un Agente Digitalizador puede ser al mismo tiempo Agente Voluntario?
Si, efectivamente cualquier Agente Digitalizador puede ejercer al mismo tiempo de Agente Voluntario.
A su vez, un Agente Voluntario no tiene porque ser un Agente Digitalizador.
¿Cómo saber qué solución digital es la más adecuada para mi pyme?
Lo primero, es realizar el Test de Madurez Digital, y posteriormente recomendamos realizar el siguiente Test de Autoevaluación de Transformación Digital.
Este segundo test te podrá guiar sobre qué áreas de tu negocio se encuentran menos digitalizadas y por lo tanto, sobre las que convendría actuar.
Al mismo tiempo, los aspectos en los que el impacto de la digitalización es mayor, serían la facturación, la digitalización de tickets y facturas, la analítica de negocio, la generación digital de albaranes, presupuestos o pedidos, o también los aspectos de gestión de clientes y proveedores.
Cada empresa debe realizar un ejercicio de análisis interno de la compañía para establecer qué criterios son los más importantes según el sector en el que se encuentren o el nivel de digitalización de las diferentes áreas del negocio.
¿Se puede elegir más de una solución tecnológica por categoría del Kit Digital?
No, sólo podrás elegir una solución digitalizadora por categoría, pero podrás elegir varias soluciones digitales de categorías distintas.
También es interesante recordar, que un Agente Digitalizador podrá formar parte de diferentes categorías de soluciones en función de los servicios que ofrezca. De este modo, podría darse el caso de contratar al mismo Agente Digitalizador varías veces, en categorías diferentes, prestando servicios distintos.
¿Se puede ser beneficiario de la ayuda del Kit Digital y Agente Digitalizador al mismo tiempo?
No, si eres beneficiario de la subvención del Kit Digital no puedes al mismo tiempo ser Agente Digitalizador.
¿Pueden usarse las ayudas del Kit Digital para sustituir alguna solución digitalizadora que la pyme ya tenga?
La respuesta es sí. Pero, existe un condicionante, y es que deberá acreditarse que la sustitución de la solución digitalizadora supone una “mejora funcional” respecto a la anterior.
Queda por conocer exactamente los detalles sobre qué se entiende por “mejora funcional”.
¿Qué gastos NO son subvencionables con el Programa Kit Digital?
Lo primero, y que causa mucha confusión es que el IVA de la factura es un gasto NO subvencionable que deberá pagar la pyme en el momento que se realice el acuerdo de prestación de la solución digitalizadora.
Tampoco se considerarán gastos subvencionables:
- Los intereses de las deudas.
- Los intereses de demora, los recargos y las sanciones administrativas y penales.
- Hardware
- Los gastos derivados de procedimientos judiciales.
- Gastos financieros.
- Gastos de infraestructura y obra civil.
- Terrenos.
- Servicios de telecomunicación y conectividad a Internet.
- Los gastos relativos a la compensación por labores prestadas por terceros para la obtención de las presentes ayudas (gastos por prestación de servicios de asesoría, de gestoría).
¿Cómo tributan las subvenciones del Programa Kit Digital?
Las subvenciones del Programa Kit Digital provenientes de los fondos Next Generation se consideran un ingreso de la actividad económica y deben integrarse en la base imponible como rendimientos del trabajo.
Las subvenciones, donaciones y legados recibidos se contabilizan como ingresos imputados al patrimonio neto y se reconocerán en la cuenta de pérdidas y ganancias como ingresos.
Los primeros 2.000€ recibidos están exentos de tributación.
¿Qué aspectos deben tener en cuenta las pymes beneficiarias en cuanto a su contabilidad?
Las pymes beneficiarias deberán registrar en su contabilidad la ayuda percibida, en un código contable diferenciado, detallando todas las transacciones relacionadas ésta.
También deberán disponer de los libros contables, registros y toda documentación que exige la legislación mercantil, como por ejemplo conservar las facturas y los justificantes de gasto y de pago concerniente a la aplicación de los fondos recibidos.
Toda esta documentación deberá conservarse un mínimo de 4 años desde el vencimiento del plazo de justificación de la subvención recibida.
¿Es necesario disponer de Certificado Digital o Firma Digital para poder solicitar la subvención del Kit Digital?
Sí, la pyme beneficiaria deberá disponer de firma o certificado digital para poder solicitar el bono digital.
De todos modos, si la pyme solicita la ayuda por cuenta de un tercero, es decir, a través de un Representante Voluntario o un Representante Legal, será suficiente con que éste disponga de la firma o certificado digital.