Los planes de contingencia se usan por gerentes de las empresas que son conscientes de que siempre existen riesgos que pueden impedir el desarrollo de cualquier proyecto o negocio. Sin disponer de un plan de contingencia, las probabilidades de realizar con éxito un proyecto serán mucho menores.
El uso de planes de contingencia es aplicable a cualquier empresa comercial de forma generalizada. Los gobiernos, por ejemplo, los usan para prepararse para la recuperación ante desastres o la interrupción económica. Si, al planificar tu empresa, no piensas en elaborar un plan de contingencia, te estás exponiendo a riesgos innecesarios.
Por ejemplo, la actual pandemia de Covid-19 supone una crisis económica además de humanitaria. A medida que el impacto humanitario y económico de COVID-19 se extiende por todo el mundo, las empresas deben desarrollar un marco para identificar, anticipar y mitigar la interrupción que enfrentarán sus actividades cotidianas.
Las empresas tienen la obligación de apoyar y garantizar el mejor resultado para sus partes interesadas, que incluyen empleados, clientes, accionistas y otros.
La severidad y velocidad a la que COVID-19 ha impactado la economía, no tiene precedentes. Todos estamos tratando de entender lo que significa para las perspectivas a corto y largo plazo de las empresas, las industrias y la economía en general. Una demora o pérdida de ingresos tendrá un efecto perjudicial sobre la capacidad de la empresa para pagar a sus empleados y mantener las puertas abiertas.
Veamos por qué necesitas un plan de contingencia en tu empres y cómo crear uno en unos pocos pasos simples.
Indice
¿Qué es un plan de contingencia?
Un plan de contingencia tiene como objetivo preparar una organización para responder bien a una emergencia y su potencial impacto humanitario. Desarrollar un plan de contingencia implica tomar decisiones por adelantado sobre la gestión de recursos humanos y financieros, procedimientos de coordinación y comunicación, y ser consciente de una gama de respuestas técnicas y logísticas.
Tal planificación es una herramienta de gestión, que involucra a todos los sectores, que puede ayudar a garantizar
provisión efectiva de ayuda en caso de desastre. El tiempo dedicado a la planificación de contingencias equivale al tiempo ahorrado cuando ocurre un desastre.
La planificación efectiva de contingencias debe conducir a operaciones efectivas de socorro en casos de desastre.
La planificación de contingencia se realiza con mayor frecuencia cuando existe una amenaza específica o peligro. Se desconoce exactamente cómo impactará realmente esa amenaza. Desarrollar los escenarios es una buena forma de pensar sobre los posibles impactos.
Sobre la base de escenarios sensibles es posible desarrollar un plan que establezca la escala de la respuesta, los recursos necesarios y las tareas prácticas de gestión que serán necesarios.
Cuándo y cómo planificar
La planificación de contingencia es responsabilidad de todos los niveles de la organización. Muchos procedimientos de manejo de emergencias son comunes a todos los desastres, independientemente de los peligros involucrados, y lo importante es planificar con anticipación.
La planificación de contingencia es un proceso continuo y el proceso de planificación suele ser tan importante como el plan en sí.
Los planes deben ser probados y actualizados regularmente para verificar su relevancia en situaciones que cambian rápidamente.
La planificación de contingencia siempre debe realizarse cuando existe un alto riesgo o probabilidad de que ocurra una situación de desastre o emergencia.
¿Qué necesitas planificar?
Estas pautas están diseñadas para ayudar en la preparación de planes de contingencia para todo tipo de emergencias humanitarias, incluidas: emergencias complejas, conflictos, desastres naturales y desastres tecnológicos.
La planificación debe ser específica para cada contexto y tener en cuenta una serie de factores que incluyen:
- los planes y la capacidad de respuesta ante desastres de la empresa;
- recepción y coordinación de bienes nacionales, regionales o mundiales;
- posibles fuentes de apoyo de donantes;
- la probabilidad de que ocurra un desastre; y
- la vulnerabilidad de la población.
¿Quién debe planificar?
Un buen plan necesitará el apoyo de muchas partes de la organización, incluyendo el liderazgo superior. Idealmente debe ser dirigido por una persona del Equipo de gestión del desastre, que está familiarizado con la respuesta a desastres y la planificación de contingencias.
Desarrollar un plan requiere trabajo en equipo. Cuanto mayor sea la entrada, mejor será el producto, aunque siempre habrá una compensación en términos de tiempo y complejidad.
Los grupos a considerar son:
- Internamente: gobernanza, altos directivos, técnicos del sector, voluntarios, personal administrativo y logistico.
- Socios externos: gobierno y organizaciones no gubernamentales (ONG).
La planificación es más efectiva cuando es un proceso participativo que involucra a todos los actores que deberán trabajar juntos en caso de emergencia.
Un plan de contingencia idealmente debería ser un documento dinámico, es decir, continuamente actualizado.
Los planificadores deben alentar la detección, el análisis y la discusión de aquellos que deben aprobar y / o implementar sus componentes. Esto significa que el plan debe ser ampliamente distribuido y comunicado.
Dónde planificar
Los planes de contingencia son necesarios a nivel nacional y regional (y a veces a nivel mundial), para garantizar una coordinación y respuesta efectivas a gran escala de desastres.
La mayoría de los planes están preparados para empresas individuales; sin embargo, los planes también pueden ser
hecho conjuntamente para una serie de empresas o para regiones donde hay cuestiones transfronterizas a considerar.
Cómo hacer un plan de contingencia
Las organizaciones diseñan planes de contingencia, denominados «Plan B», con el objetivo de prepararse para cualquier riesgo que afecte a su capacidad para funcionar.
Desarrollar un plan de contingencia efectivo es esencial para cualquier organización. Muchas cosas pueden poner en riesgo a una organización, desde un desastre técnico (como una violación de datos) hasta uno natural (como una inundación). Escribir planes de contingencia prepara a una organización para tales posibilidades.
Evaluar los riesgos
1.Prepárate para escribir tu plan de contingencia. El objetivo clave debe ser asegurarte de que puedas mantener el funcionamiento de tu organización si ocurriera el desastre.
- Disponer de una política formal que explique la necesidad de un plan de contingencia es una buena idea.
- El plan debe ser simple en general. El lenguaje y las instrucciones deben ser entendibles para futuras audiencias. Nunca se sabe quién tendrá que implementarlo.
- Localiza el desencadenante concreto que exigirá el uso de tu plan de contingencia. Determina cómo medirás el éxito para poder regresar a las operaciones normales. Identifica todas las operaciones que son críticas para que tu negocio continúe.
2. Asegúrate de que el plan responda las tres preguntas clave de los planes de contingencia. Eso te ayudará a garantizar que no se pierda nada.
- ¿Qué podría pasar?
- ¿Qué haremos en respuesta?
- ¿Cómo podemos prepararnos con anterioridad?
3. Calcula los riesgos que es más probable que ocurran para tu organización específica. Uno de los principales aspectos de un plan de contingencia es establecer los potenciales riesgos. Este no será un proceso único para todos. Debes determinar los riesgos que son exclusivos de la organización. Hay muchos riesgos posibles que las empresas pueden enfrentar.
- Los desastres naturales, como inundaciones, huracanes y sequías pueden requerir un plan de contingencia.
- Otros posibles riesgos incluyen una crisis, un accidente en el lugar de trabajo, problemas de personal (como la muerte de un líder o una huelga), pérdida de datos, mala gestión y problemas con el producto (como un retiro del mercado).
- Debes centrarte en áreas que incluyen gestión, comunicaciones, recursos financieros, coordinación, respuestas logísticas y técnicas.
- Los desastres técnicos pueden incluir aquellos componentes de tu organización que se ocupan de la infraestructura de comunicación. Deberás considerar la posible pérdida de datos o clientes.
4. Priorizar los riesgos. Clasifica los riesgos según la probabilidad de que ocurran. No todos los riesgos son iguales, y la mayoría de los planes de contingencia no pueden abordar en profundidad cada riesgo potencial. Debes averiguar cuáles son más probables y afectarían más a la empresa.
- Concéntrate en los eventos más críticos. Debes enumerar cada evento que pueda afectar las operaciones, pero luego clasificarlos de 1 a 10. ¿Cuál sería el impacto de cada evento? Un incendio pequeño aislado en una máquina probablemente clasificará más bajo que toda la planta en llamas, por ejemplo.
- Luego, desarrolla una clasificación de la frecuencia con la que puede ocurrir el riesgo. Por ejemplo, podría obtener un puntaje de 10 si pudiera suceder una vez al mes y un 1 si pudiera suceder una vez cada 100 años.
- Luego, multiplica los dos puntajes, por probabilidad e impacto, para obtener un puntaje total.
- Trabaja primero en los puntajes más altos. Sin embargo, puedes mirar los ítems de bajo puntaje y desarrollar un proceso general. Las áreas que son esenciales para la supervivencia de la organización generalmente se colocan en la parte superior, como mantener el flujo de efectivo, la participación en el mercado y el apoyo del personal.
Identificar escenarios
1.Desarrolla escenarios para los riesgos mejor clasificados. Si estableces escenarios realistas para cada riesgo conseguirás desarrollar un plan de contingencia efectivo. Especifica lo que podría suceder si ocurriera cada uno de los riesgos de mayor prioridad.
- Puedes comenzar a determinar los impactos después de desarrollar los escenarios a fondo. ¿Cuál podría ser el impacto final de cada escenario, en detalle?
- Podrías desarrollar diferentes gradaciones del mismo escenario, como el mejor de los casos, el más probable y el peor de los casos.
2. Crea una línea de tiempo sobre cómo se podrían desarrollar los escenarios. Establece quién estará a cargo de qué y cuándo. No olvides actualizar las listas de contactos y determinar quién será responsable de las notificaciones.
- Esquema de plazos. ¿Qué ocurrirá el primer día o la primera semana? Se muy específico.
- Podrías tener plazos para escenarios que se ocupen de vulnerabilidades físicas, vulnerabilidades organizacionales y vulnerabilidades institucionales. Por ejemplo, la vulnerabilidad física podría tratar con la infraestructura. La organización podría tratar si hay sistemas de alerta temprana o equipos de respuesta calificados. Las vulnerabilidades institucionales podrían tratar si hay recursos financieros disponibles o socios externos. Diferentes personas pueden estar a cargo de diferentes aspectos.
3. Decide qué será lo más esencial para que tu negocio vuelva a funcionar. Explora estos ángulos en detalle. Traza las capacidades y las vulnerabilidades. ¿Qué capacidad tiene la organización para enfrentar los riesgos o mitigarlos?
- Por ejemplo, digamos que el peligro potencial es una inundación. Un riesgo potencial podría ser que las inundaciones de los ríos desborden los bancos y afecten a los hogares en el área. La vulnerabilidad podría ser una infraestructura deficiente. La capacidad podría ser tener personal calificado a mano.
- Haz una evaluación honesta de los recursos. ¿Qué funciones tendrás que cambiar o reducir debido a los recursos limitados? Realizar un análisis de impacto empresarial. Debes identificar qué áreas son necesarias para que el negocio cumpla con su misión y continúe operando.
4. Encuentra formas de reducir el riesgo. Por lo general, no es suficiente desarrollar un «Plan B» y luego sentarse y esperar que nunca se haga realidad. Evalúa cómo puedes tomar medidas de inmediato para reducir los riesgos y desarrolla estrategias preventivas.
- Considera la disponibilidad de socios. ¿Qué recursos locales estarían disponibles si ocurriera el desastre? ¿Los vecinos estarían dispuestos a ayudar?
- Los mejores planes de contingencia ayudan a las empresas a identificar las áreas que pueden mejorar para que reduzcan la probabilidad de que el plan sea necesario en primer lugar.
- Puedes darte cuenta de que necesitas un seguro, por ejemplo, o debes tener simulacros de desastre. Quizás te dé cuenta de que el personal clave necesita capacitación adicional. Cuando se trata de amenazas de datos, podrías tener instalado un sistema de respaldo. Diseña un plan para cada escenario.
Comunica y mantén el plan
1.Comunicar el plan a todos los empleados. Debes educar a las personas clave de tu organización sobre el lugar antes de que sea necesario.
- Informa a las personas qué función y responsabilidades tendrán para que no haya confusión si el plan debe implementarse en una emergencia. Esto reducirá las posibilidades de pánico.
- Brinda a las personas la capacitación adecuada que necesitarán para cumplir con sus obligaciones como se describe en el plan. Realiza simulacros si es necesario. Haz ajustes después de observar el entrenamiento.
2. Pon a prueba tu plan de contingencia. Puedes hacer que las pruebas sean manejables y rentables mediante pruebas en cuatro etapas. Si un área demuestra ser defectuosa o entra en conflicto con planes de contingencia de otros departamentos, puedes editar y volver a probar el plan.
- Realizar una revisión del personal superior. El personal superior elige una fecha y hora para repasar todos los planes de contingencia y reconocer a las personas que completaron su tarea.
- Realizar una revisión interdepartamental. Aquí es donde cada departamento revisa los planes de otro departamento. Esta es la etapa que asigna recursos e identifica conflictos.
- Estudiar fallos de sistemas críticos. Esta etapa de prueba se puede localizar dentro de los departamentos. Las pruebas implican la simulación de fallos del sistema y / o del proveedor. Puedes realizar escenarios de juego de roles sin tener que cerrar equipos o procesos importantes.
- El acuerdo real. Finalmente, debes probar completamente el plan de contingencia. Esto puede implicar paradas a corto plazo en áreas clave realizadas en tiempo real.
3. Almacena el plan en un lugar donde se pueda acceder fácilmente. Si ocurre un desastre, no querrás que el plan se queme con el fuego o que sea arrastrado por la inundación. No deseas que una violación de datos dificulte la recuperación del plan cuando más lo necesitas.
- Encuentra una ubicación para el plan. Debes mantenerlo en algún lugar, donde puedas llegar rápidamente si lo necesitas.
- Mantén siempre una copia del plan en un lugar diferente del original. Y asegúrate de que más de una persona sepa cómo acceder a ella y que tenga autoridad para hacerlo.
4. Revisa el plan en un horario regular. A veces las cosas cambian. Tus suposiciones podrían estar desactualizadas. Los riesgos pueden ser mayores de lo que eran antes.
- Involucra a más de una persona en el plan y sus actualizaciones. Por ejemplo, es posible que desees que un nuevo empleado lo vea con nuevos ojos o lo audite.
- Confirma todas las suposiciones relacionándolas con datos recientes o verificándolas con un tercero. Quizás el sistema informático de respaldo contenga menos datos de lo que suponías.
Planes de contingencia y gestión de riesgos en gestión de proyectos
En la gestión de proyectos, la planificación de contingencias suele formar parte de la gestión de riesgos. Cualquier gerente de proyecto sabe que un plan es solo un bosquejo. A veces el proyecto se extenderá más allá de esas líneas. Cuanto más se pueda preparar un gerente para la oportunidad en su plan, más efectivo será.
Pero la gestión de riesgos no es lo mismo que la planificación de contingencias. La gestión de riesgos se trata de identificar, evaluar, evitar, mitigar, transferir, compartir y aceptar riesgos; mientras que un plan de contingencia se trata de desarrollar pasos a seguir cuando ocurre un problema real. Sin embargo, comparten el aspecto de qué hacer cuando ocurre el riesgo.
Entonces, un plan de contingencia consiste en saber qué hacer en caso de producirse un evento no planificado. Es tan sencillo como hacerse la pregunta: «¿Qué pasaría si …?» Y después recoger los pasos a seguir en el plan a medida que respondes esa pregunta.
Proyecto de riesgo para la planificación de contingencias
Al gestionar un proyecto, hay muchos puntos de entrada para el riesgo que deben tenerse en cuenta con un plan de contingencia. Por ejemplo, está lo físico, como pérdida debido a daños a la información, equipos o instalaciones como resultado de un accidente o desastre natural.
Otro de los factores de riesgo son los problemas técnicos, ya que es posible que los sistemas dejan de funcionar cuando sea necesario para entregar el proyecto a tiempo. Por supuesto, otro riesgo son los recursos humanos, ya que los empleados se enferman, dejan los proyectos o la empresa.
En una escala más grande, hay factores aún más allá del control de un gerente de proyecto, como el cambio político y social. Por ejemplo, si estás trabajando en un contrato con el gobierno que puede cambiar con quien esté actualmente en el gobierno. La política puede cambiar y las comunidades pueden protestar por proyectos y detenerlos de manera efectiva.
Los problemas de responsabilidad también están en juego cuando se gestiona un proyecto. Siempre está presente el riesgo de acciones legales o planes de compensación.
Pasos clave en la planificación de contingencias
Los gerentes de proyecto son expertos en crear planes de contingencia, ya que la estructura y las acciones son como muchos de los procesos que ya son familiares para su profesión. Por ejemplo, un plan de contingencia separa las tareas para tener más detalles y, con ello obtiene también más control.
Los siguientes son los pasos clave en la planificación de contingencias:
- Ten en cuenta dónde hay recursos que pueden usarse en una emergencia. Además, ten en cuenta en qué parte de tu plan de contingencia podrían aplicarse estos recursos.
- Identifica las fechas que si se pierden tendrán un impacto negativo en tu plan, por ejemplo, obtener la aprobación de un grupo o comité que solo se reúne de vez en cuando.
- Conoce tu plan de contingencia. Comprueba si hay enlaces débiles y fortalécelos. Identifica cualquier holgura que puedas encontrar en él.
- Comprueba si puedes encontrar puntos en tu plan donde se puedan tomar rutas alternativas y piensa en el escenario de cada uno para agregar flexibilidad a tu plan.
- Usa tu experiencia para ayudarte a ver patrones en el flujo y reflujo de actividad de tu proyecto para agudizar tu plan.
Desafíos de la planificación de contingencias
Como cualquier plan, existen siempre desafíos que deben tenerse en cuenta por los gerentes antes y durante el proceso de creación de sus planes de contingencia.
El deseo de centrarse en el «Plan A»
A los humanos les gusta centrarse en una solución. Es posible que un plan de contingencia no reciba la atención que necesita porque las personas se dedican exclusivamente a la acción principal. Desean que el «Plan A» tenga éxito y consideran que dedicar demasiado tiempo a un «Plan B» podría entorpecer ese éxito.
Es esencial que los gerentes prioricen la importancia de un plan de contingencia. Eso servirá como salvaguarda que ayuda a garantizar el éxito en lugar de obstaculizarlo. Por lo tanto, no se puede poner en segundo plano o pensar poco, sino que se debe seguir a fondo.
La pequeña probabilidad de ocurrencia
Otro problema es que debido a su naturaleza, un plan de contingencia tiene una pequeña probabilidad de ocurrir, y muchos podrían no ver la urgencia de tal actividad. Eso significa que puede llegar al final de tu lista de tareas pendientes o nunca realizarlo.
Una vez más, la necesidad de un plan de contingencia puede parecer un lujo al planificar un proyecto, pero sin uno estás poniendo en riesgo tu proyecto y tu negocio. El tiempo que dediques a crear un plan de contingencia completo dará sus frutos si lo necesitas, mientras que si no lo haces, tienes suerte. Pero nunca apuestes al azar.