La implementación de un sistema de software, particularmente uno tan complejo y expansivo como un ERP, requiere un conocimiento holístico no solo del software en cuestión, sino también una comprensión intensa de las operaciones comerciales y los flujos de trabajo de tu propia organización.
A menudo damos por sentado nuestras normas institucionales, la forma en que se hacen las cosas, cuando hablamos de flujos de trabajo empresariales. Cambiar estos puede resultar en un crecimiento sin precedentes y, en el caso del software ERP, traer más datos y conocimiento de tus operaciones que nunca. Sin embargo, estas transformaciones deben abordarse con gran atención y cuidado.
Con más opciones que nunca en términos de proveedores de software, tipos de sistemas ERP y operaciones comerciales, la oportunidad de revolucionar la productividad de tu empresa nunca ha sido mayor. Sin embargo, con el advenimiento de tales opciones, también aumenta la posibilidad de errores catastróficos.
Antes de explicar cómo implementarlo, vamos a ver qué es un ERP, sus tipos y beneficios para la empresa.
Indice
¿Qué es un ERP?
ERP es un acrónimo de «Enterprise Resource Management», el proceso consolidado de recopilación y organización de datos comerciales a través de un paquete de software integrado. El software ERP contiene aplicaciones que automatizan funciones comerciales como producción, cotización de ventas, contabilidad y más.
En términos sencillos, ERP facilita las operaciones de tu empresa en todos los departamentos. Las soluciones ERP mejoran la forma en que manejas los recursos comerciales, ya sean materias primas para fabricación o horas de personal para recursos humanos.
Hay muchas más definiciones de ERP, que varían según estén destinadas a desarrolladores, proveedores o medios tecnológicos. La mayoría está de acuerdo en que ERP está destinado a servir a todos los departamentos de una empresa con mejores procesos comerciales.
Tipos
Existen diferentes tipos de ERP, según la industria y según la implementación.
Por industria
Los diferentes de ERP diseñados para varias industrias con el fin de abordar sus necesidades específicas son:
- ERP de prendas de vestir: la industria de la confección tiene que afrontar muchos cambios cuando cambian las tendencias de la moda y las temporadas.
- ERP automotriz: los fabricantes de automóviles pueden confiar en las herramientas ERP para manejar la gestión de inventario, el control de calidad y la programación.
- Cannabis ERP: este ERP es una solución todo en uno para el cultivo, fabricación, procesamiento y distribución de cannabis legal.
- ERP de construcción: los contratistas de la construcción deben mantener el control de la mano de obra, los materiales, los equipos y los subcontratistas que hayan contratado para un trabajo. El software ERP ayuda con la gestión de tareas de construcción.
- ERP de educación superior: los sistemas ERP de colegios y universidades respaldan los procesos de negocios académicos que van desde la facturación de matrículas hasta la calificación de exámenes.
- ERP o MRP de fabricación: Remontándose a los orígenes del ERP, MRP proporciona planificación de producción, programación de cargas de trabajo de personal y máquinas y control general de inventario a lo largo de la cadena de suministro.
¿Por qué es tan importante utilizar una solución ERP específica de la industria? Un sistema ERP general te abrumará con funciones innecesarias. Por ejemplo, los fabricantes necesitan aplicaciones para obtener materias primas, mientras que el sector de la educación superior necesita principalmente herramientas de programación para estudiantes, profesores y personal. Si bien una planta de fabricación todavía necesita un ERP con aplicaciones de programación, una escuela no necesita un ERP para administrar las materias primas.
Si tu empresa descarga un ERP general lleno de funciones que no necesitas, lo que estás haciendo es ralentizar tus propios recursos. En lugar de sobrecargar tus computadoras con un paquete de software inflado, ahorra espacio informático instalando solo el ERP que necesitas.
Por implementación
También existen diferentes tipos operativos de software ERP:
- ERP local: este es cualquier software ERP que se implementa directamente en tus dispositivos en el sitio. Estos sistemas están diseñados para empresas de todos los tamaños, aunque pueden ser más apropiados para pequeñas y medianas empresas.
- ERP de código abierto: como cualquier software de código abierto, esta solución te permite inspeccionar, modificar y mejorar tu código fuente de ERP. El uso de un ERP de código abierto te permite personalizar tu aplicación para que se adapte mejor al lugar de trabajo.
- ERP basado en la nube: cualquier software ERP como servicio (SaaS) que esté disponible a través de un servicio de alojamiento en la nube en lugar de una implementación local. Esta opción te permite acceder a datos en tiempo real siempre que tengas acceso a Internet y sea adecuada para grandes empresas.
- ERP híbrido: sistemas de planificación de recursos empresariales que combinan la implementación local y basada en la nube.
El software ERP basado en la nube es ideal para empresas con múltiples ubicaciones que necesitan mantenerse coordinadas entre sí.
Características
Existen muchos ERP y estos varían en escala y las funciones que ofrecen, pero independientemente del tamaño, podemos encontrar las siguientes características en la mayoría de los programas:
- Administración de la cadena de suministro: Se puede seguir fácilmente el proceso de suministro. Desde la producción a la distribución.
- Análisis de información: Como toda la información se almacena en una única base de datos, es fácil para el ERP analizarla.
- Automatización: Los ERP siempre automatizarán tareas como la creación de informes, por ejemplo.
- Contabilidad: Gestión de finanzas y facturación. Normalmente se compagina con compras y ventas.
- CRM: Gestión de relación con el cliente, comunicación directa, seguimiento de oportunidades, etc.
- Generación de informes: Como gestionan tantos datos, todos los ERP realizan informes.
- Gestión de compras y ventas: Opciones para controlar los gastos y entradas desde un solo lugar.
- Administración de proyectos: Gracias a la integración con finanzas, permite calcular las ganancias.
- Gestión de stock e inventario: Organización desde el precio y los almacenes hasta los pedidos. Especialmente si son compatibles con una aplicación como Shopify.
- Integración: Este integra las distintas ramas de una empresa y centraliza sus datos. Esta es absoluta a través de departamentos y unidades de negocio.
- Operaciones en tiempo real: Los problemas se identifican rápidamente, dándole así tiempo al vendedor de reaccionar y encontrar una respuesta rápida.
- Pagos online: Opciones de pago online y facilidad para conectar con aplicaciones como PayPal y Stripe, por ejemplo.
- Personalización: Es imposible diseñar el programa perfecto que se adapte a todas las necesidades. Por esta razón, los buenos ERP se pueden personalizar y son flexibles.
- Un aspecto uniforme: Distintas ramas de la empresa se agrupan bajo un mismo programa, dándole así un aspecto uniforme.
- Recursos humanos (RRHH): Gestión de nóminas, contratos, ausencias, información de empleados, etc.
Beneficios del ERP
La gestión de recursos empresariales proporciona un mejor rendimiento empresarial con estos grandes beneficios:
Visibilidad y racionalización del flujo de trabajo
Antes de los sistemas ERP, la coordinación entre varios lugares de trabajo requería mucho tiempo y esfuerzo. Si deseabas recibir actualizaciones sobre una parte específica de tu negocio, tenías que llamar o visitar el sitio físicamente.
Las grandes corporaciones con ubicaciones nacionales e internacionales por igual tuvieron que trabajar en zonas horarias. Y si hubiera un problema con uno de sus socios de producción en el extranjero, podría retrasar todo su negocio mientras realizaba interminables llamadas telefónicas y visitas al sitio.
Afortunadamente, los sistemas ERP revolucionaron la visibilidad del flujo de trabajo. Ahora, incluso cuando te encuentras en la sede de tu oficina, puedes abrir una base de datos común desde tu paquete ERP para obtener detalles en tiempo real sobre lo que está sucediendo simultáneamente en tus plantas de fabricación en el extranjero y centros de distribución en casa.
Inteligencia empresarial y análisis de datos
Para administrar tu negocio, tu toma de decisiones debe estar guiada por datos precisos. Las soluciones ERP utilizan herramientas de inteligencia empresarial (BI) para proporcionar métodos de recopilación de datos, análisis y generación de informes. Incluso hay formas de analizar datos en tiempo real para realizar cambios instantáneos en los procesos de producción. Además, puedes utilizar datos históricos para la previsión empresarial.
O coloca sus datos en informes personalizados. Presenta estos informes a importantes accionistas, socios comerciales o tu equipo para mantener a todos informados sobre las métricas de los indicadores clave de rendimiento (KPI).
Soluciones de programación
Las herramientas de programación son una parte altamente personalizable de las soluciones ERP. Puedes organizar cuándo llegan los trabajadores por turnos, cuándo se entrega el inventario y cuándo se realizan tareas de mantenimiento en tus fábricas. Luego, coordina cada programa en un solo calendario para que todos tus departamentos y socios de la cadena de suministro permanezcan en la misma página.
Colaboración entre departamentos
Cuantos más departamentos tenga tu empresa, más importante es gestionar las prácticas de comunicación interna para evitar errores. Y si tu empresa tiene ubicaciones en todo el mundo, necesitas una forma para que todos se mantengan en contacto a través de las zonas horarias y las barreras del idioma. Una mala comunicación entre tu proveedor de materia prima y el centro de distribución puede generar costosos errores de inventario.
Las herramientas de comunicación ERP organizan documentos escaneados, archivos, correos electrónicos, mensajes de texto y grabaciones de llamadas telefónicas. Incluso hay canales internos privados para la comunicación instantánea.
También puedes utilizar herramientas de gestión de relaciones con el cliente (CRM) para programar interacciones con clientes externos, como seguimiento de cotizaciones y seguimiento de clientes potenciales.
Gestión de riesgos y seguridad de datos
Proteger a tu empresa de prácticas fraudulentas es más importante que nunca en la era digital. Si tu empresa opera en línea de alguna manera, puede estar en riesgo. Las herramientas de administración de riesgos en tiempo real brindan seguridad adicional a la empresa al realizar auditorías automatizadas y monitorización de fraude.
Tu empresa maneja una gran cantidad de datos confidenciales. El uso de un único sistema ERP proporciona seguridad al mantener toda la documentación y comunicación importantes en un solo lugar. También puede reducir la duplicación de datos manteniendo toda tu información dentro de un sistema cohesivo.
Soluciones personalizables
Cada empresa tiene que tener en cuenta algunas variables únicas en sus operaciones. ¿Tu negocio trabaja con empresas internacionales? ¿Tienes que presentar regularmente documentos oficiales a entidades gubernamentales? ¿Tu departamento de marketing se dirige a audiencias a través de los canales de redes sociales? Buenas noticias: ¡hay software ERP con módulos personalizados que se adaptan a tus necesidades comerciales exactas!
La nueva tecnología está cambiando las capacidades de las aplicaciones ERP. Las últimas tendencias incluyen la informática de inteligencia artificial y las soluciones de Internet de las cosas (IoT).
¿Cómo implementar un ERP en la empresa?
La implementación de ERP es el proceso de seleccionar, comprar e instalar un sistema ERP para usar en tu organización. También incluye capacitar a tu equipo para adaptarse al nuevo sistema y flujos de trabajo que acompañan a este cambio.
La implementación de un software puede variar desde simplemente descargar una aplicación a tu sistema hasta coordinar los datos de toda tu organización. A pesar de esta amplia gama de tiempo, esfuerzo y dinero, la implementación de soluciones de software más grandes como ERP o CRM tendrá puntos de orientación similares en lo que respecta a su implementación.
En resumen, el proceso de implementación de ERP es una heurística en la que un posible comprador analiza los planes comerciales actuales y los procesos de datos, instala y prueba el software, migra los datos a los nuevos sistemas y capacita a su equipo para adaptarse a la adopción de una nueva herramienta importante.
Es posible que hayas notado que varias habilidades entran en juego en esta lista de tareas: gestión de personas, análisis de datos y conocimiento interno de la industria, por nombrar solo algunas. El proceso de implementar un cambio organizacional importante en este sentido puede convertirse en un trabajo en sí mismo.
Además, este proceso es, más bien, un proceso continuo que debe ser alimentado y monitorizado constantemente para asegurar una fusión exitosa de datos, flujos de trabajo, departamentos e incluso individuos.
Ciclo de vida de la implementación de ERP
Comprender el ciclo de vida de la implementación de ERP es uno de los aspectos más críticos para garantizar el éxito de tu negocio frente a los desafíos únicos que presenta la adopción de dicho sistema.
Los diversos puntos del ciclo de vida de la implementación de ERP no son pasos concretos para implementar el software. Más bien, cada uno sirve como un hito para marcar el progreso general de la implementación del software en tu organización.
Selección
El «inicio» del ciclo de vida de la implementación de ERP gira en torno al software que vas a utilizar.
Esto informa una miríada de otros elementos de su implementación, especialmente dependiendo del tipo de sistema ERP que decidas utilizar, y debe abordarse teniendo en cuenta las necesidades específicas de tu negocio y una comprensión de los problemas únicos que presenta la industria en que operas, así como el tamaño y tipo de organización que diriges.
Por ejemplo, la implementación de un sistema ERP basado en la nube será extremadamente diferente (y más asequible) de lo que se requiere para instalar un sistema ERP en las instalaciones.
Dada la complejidad y las diferencias de cada tipo de sistema, es imperativo comprender exactamente cómo funcionaría cada uno con las necesidades de tu organización en particular.
Planificación
La planificación se refiere a la necesidad de crear un plan realista y detallado para los distintos pasos en el proceso de implementación de ERP.
Incluso una vez que hayas encontrado la mejor solución de software para satisfacer las necesidades únicas de tu negocio, debes dedicar algún tiempo a determinar un cronograma para la instalación, quién estará a cargo de los aspectos técnicos y / o gerenciales de ejecutar un cambio normativo en el flujo de trabajo de la organización y la creación de una proyección del tiempo que tardarán las personas y los departamentos pertinentes en utilizar el software desde el punto de compra.
Instalación
Aquí es donde ocurre la implementación real del software. La instalación variará ampliamente según el tipo de software ERP que seleccionaste, los elementos que deseas implementar y el tamaño de tu organización.
Dicho esto, hay un hilo común que conecta cualquier tipo de implementación de ERP: la migración de datos.
Una vez que se complete este proceso, deberás dedicar más tiempo a probar y ajustar el sistema para asegurarte de que sea lo más efectivo posible y esté listo para ser utilizado por otros miembros de tu empresa que puedan o no poseer el mismo conocimiento interno que tu.
Formación
Además de seleccionar el software que sea compatible con tu organización, capacitar a tus equipos y departamentos para que hagan un uso efectivo de un nuevo sistema como ERP es uno de los aspectos más críticos del ciclo de vida general de la implementación.
Esto también va mucho más allá de la simple formación técnica; debes estar preparado para un largo proceso de intercambio de conocimientos, gestión del cambio y convencimiento de las partes interesadas para completar este hito.
Mantenimiento
No hay descanso para los malvados y, desafortunadamente, esto también es válido para las principales implementaciones de software.
Este hito no es el final de su viaje, per se. Más bien, es un proceso continuo que requerirá atención constante siempre que continúes utilizando el software en cuestión.
Plan de implementación de ERP de 10 pasos
Ahora que comprendes los aspectos generales de la metodología de implementación de ERP, es hora de sumergirse en el meollo de la cuestión.
Desarrollar un plan bien pensado será lo que haga la implementación de tu sistema ERP. Por supuesto, esto va a variar bastante según el tipo de organización, el tamaño de la empresa y la industria, pero las pautas que se presentan aquí tienen como objetivo ayudarte a hacer las preguntas correctas para construir un plan único que te ayudará a marcar el comienzo de un período de crecimiento exitoso.
1. Investigar proveedores de software
El primer paso del proceso es asegurarse de tener una comprensión completa de los diferentes proveedores de software que crean sistemas ERP .
El mundo empresarial se ha vuelto muy amplio y complejo. El software ERP refleja esto en la increíble variedad que está disponible para las empresas que buscan una forma de controlar sus datos en un centro de conocimiento centralizado y actualizado.
Es importante construir este plan desde cero. Comienza con las necesidades diarias de tu negocio y encuentra un sistema ERP que se adapte, no al revés.
Puede resultar tentador utilizar de forma predeterminada los sistemas de renombre «mejores de su clase» que utilizan muchas personas, y aunque es muy posible que las amplias funcionalidades de dichos proveedores sean las adecuadas para ti, existe una gran posibilidad de que tu organización en particular puede requerir algo un poco más especializado.
2. Reúne a tu equipo
Ahora que sabes qué proveedor utilizar y has seleccionado el paquete ERP adecuado para tu organización, es hora de centrar su atención en el interior.
No importa cuán informado y competente puedas ser, necesitarás formar un equipo para ayudarte a implementar y desplegar tu nuevo sistema ERP. Hay algunos roles que deberás cumplir para prepararte mejor para el éxito.
3. Instala tu sistema
Es hora de poner en marcha su nuevo sistema ERP.
Lo más probable es que lo haga el administrador o desarrollador de tu sistema y será necesario que crees la infraestructura de software, las instalaciones de red y la recopilación de datos. La instalación también puede ser manejada por el proveedor dependiendo de su contrato, o con la ayuda de un consultor externo si surge la necesidad.
Esta parte del proceso es una gran oportunidad para evaluar los flujos de trabajo actuales y las mejores prácticas de tu negocio. Averigua qué partes necesitarán permanecer manuales y cuáles pueden volverse automáticas una vez que se implemente el nuevo sistema y vuelve a imaginar la forma en que tu organización realiza el trabajo en el día a día.
4. Migra tus datos
Ahora que tienes el sistema en funcionamiento, es hora de trasladar los registros y los datos de tu organización a la nueva base de datos.
La migración de datos puede ser un asunto complicado, ya que muchas organizaciones almacenan sus registros en una combinación de espacios físicos y digitales. A menudo están plagados de información redundante, duplicada o simplemente incorrecta, por lo que es tarea del administrador de datos asegurarse de que estas inconsistencias se solucionen antes de la creación de la base de datos «maestra» en el corazón del nuevo sistema ERP.
No se puede exagerar que los datos deben mapearse, corregirse y verificarse por completo antes de migrarlos al nuevo sistema. Tener una base de datos incompleta y errónea en su sistema ERP frustra el propósito del sistema en primer lugar y puede generar grandes dolores de cabeza en el futuro.
5. Realizar pruebas
Por supuesto, el hecho de que el sistema esté en funcionamiento y los datos hayan sido examinados y migrados no significa que estén listos para ser utilizados por el usuario promedio. Lo siguiente en el expediente es someter el sistema recién acuñado a una serie de pruebas para garantizar la calidad y eficacia del sistema.
Esto es algo que no debe relegarse a unas pocas personas; más bien, asegúrate de realizar estas pruebas utilizando empleados reales y datos reales para simular escenarios que podrían afectar tu negocio y el funcionamiento de tu nuevo sistema de software.
La siguiente parte de este paso es asegurarse de haber identificado todos los problemas que surgieron durante las ejecuciones de prueba e incorporado los cambios necesarios. Dependiendo del cronograma que hayas decidido para la implementación, cuantas más pruebas puedas ejecutar, mejor.
Esto te ayudará a encontrar más casos de esquina y problemas menos obvios que puedan surgir con la afluencia de una gran cantidad de usuarios durante el lanzamiento de la empresa o del equipo.
6. Practica la gestión del cambio
Ahora que has terminado de solucionar los problemas en tu sistema, es hora de comenzar a poner al día a los usuarios finales.
Sin embargo, antes de comenzar a educarlos sobre el meollo del sistema y la mejor manera de usarlo, debes pasar por un proceso de gestión de cambios.
La gestión del cambio se refiere al proceso de abordar estratégicamente los cambios en los flujos de trabajo y las mejores prácticas que acompañan a cualquier interrupción importante en las herramientas, estrategias o estructura adoptada por una organización. El objetivo es garantizar que el nuevo proceso funcione a nivel operativo y que los miembros existentes de la organización lo adopten voluntariamente.
Este proceso va más allá de simplemente decirle a tu equipo que adopte un nuevo sistema. Asegúrate de que comprendan la importancia de lo que estás haciendo y cómo puede beneficiarlos directamente a ellos y a la organización en su conjunto.
7. Entrena a tu equipo
Con las expectativas establecidas y la razón del sistema ahora claramente comprendida por todos los usuarios finales, finalmente puedes comenzar a mostrarles cómo funciona tu nuevo sistema ERP y cómo se puede utilizar para revolucionar sus flujos de trabajo.
Incluso una vez hecho esto, la formación requiere un tiempo y un esfuerzo considerables por parte del profesor y de los usuarios finales. Probablemente se espera que ambas partes cumplan con sus responsabilidades normales durante este proceso, por lo que la paciencia es imprescindible.
Si bien algunos proveedores o consultores externos brindan capacitación para ciertas soluciones de ERP, debes asegurarte de tener un representante interno que también te ayude en este proceso. Después de todo, el verdadero valor de un sistema ERP reside en cómo interactúa con las capacidades y conocimientos únicos de la organización.
8. Apoyar el sistema
Para que el impacto de un sistema ERP se sienta realmente en toda la organización, debes contar con el apoyo continuo de quienes mejor conocen el sistema.
Debes asegurarte de que el administrador del sistema, el desarrollador y cualquier otro miembro relevante del equipo estén preparados para actualizar y mantener el sistema para que todo funcione sin problemas. Esto podría implicar asegurarse de que los datos se mantengan organizados y útiles o solucionar errores cuando se agregue una nueva actualización o característica al sistema.
9. Evaluar el éxito
Cuando esté todo dicho y hecho, querrás echar un vistazo largo y detallado a cómo fue toda la implementación. ¿Seleccionaste el proveedor y los paquetes adecuados para tu organización e industria específicas? ¿Podrías haber dedicado más tiempo a capacitar a tus usuarios finales para lograr un período de transición más fluido?
De cualquier manera, es importante que continúes alcanzando niveles de éxito aún mayores mientras trabajas con tu nuevo sistema.
Más allá de eso, también es importante evaluar el impacto del sistema en la empresa en su conjunto. Hacer un seguimiento del retorno de la inversión y de qué tan bien se ejecutó tu equipo con respecto a los objetivos y planes iniciales establecidos para la implementación y adopción del software en general puede proporcionar información invaluable sobre los próximos pasos que puedes necesitar tomar.
Riesgos de implementación de ERP
Una de las cosas más difíciles de ejecutar con éxito un plan para algo tan expansivo como el software ERP es asegurarse de evitar los escollos involuntarios que podrían socavar incluso los planes mejor diseñados.
Incluso con una sólida comprensión conceptual de los sistemas ERP y el proceso de implementación en sí, hay varias cosas que debes tener en cuenta para mantener todo en marcha.
Intentas ahorrar tiempo o dinero
Antes que nada, debes darte cuenta de una cosa crucial: implementar un software ERP requiere tiempo y dinero.
Desafortunadamente, este hecho a menudo se pierde para los miembros de una organización que no están bien informados tanto de las inversiones requeridas como de las ganancias potenciales de un sistema ERP. Debido a la naturaleza intensamente competitiva de muchas industrias, puede haber una presión extrema para producir resultados rápidamente y ahorrar dinero al hacerlo.
Sin un conocimiento conceptual profundo de lo que se necesitas para poner en funcionamiento un sistema ERP, puede ser fácil concentrarse en los costes a corto plazo sin considerar el potencial de retorno de la inversión a largo plazo.
Los proveedores pueden presionar por más módulos y funcionalidades de las que necesitas
En última instancia, las personas que conocen las necesidades de tu negocio eres tu y tus empleados. Los proveedores y consultores de ERP pueden ser recursos invaluables durante el proceso de implementación; sin embargo, como con cualquier negocio, tienen un gran interés en que gastes la mayor cantidad de dinero posible en ellos.
Esto no quiere decir que debas ignorar los consejos que te brindan los consultores. En su lugar, asegúrate de comprender su orientación comercial y de haber investigado antes de aceptar agregar servicios o aplicaciones adicionales a tu contrato.
No innova los flujos de trabajo de tu empresa
Si bien los sistemas ERP funcionan principalmente automatizando los flujos de trabajo y coordinando las iniciativas comerciales, no solo deseas agilizar las mejores prácticas de tus operaciones anteriores.
La implementación y migración a un sistema ERP ofrece a la mayoría de las empresas una oportunidad emocionante para renovar sus procesos existentes y crear un nuevo conjunto de mejores prácticas que pueden superar ampliamente la capacidad de la organización para satisfacer las necesidades del cliente y mejorar la comunicación interdepartamental.
No dedica suficiente tiempo a capacitar a los usuarios finales
Es sorprendentemente fácil, cuando te ves atrapado en el torbellino de implementar un sistema de software grande y complejo como ERP, descuidar por completo las necesidades de los usuarios finales.
El proceso de implementación requiere que tu y tu equipo desarrolléis una comprensión profunda tanto de los conceptos como de los sistemas con los que estáis trabajando.
Asegúrate de tomarte un tiempo adicional para traducir los conceptos de alto nivel en un plan de estudios de capacitación fácilmente digerible que aborde el proceso de aprendizaje de un sistema ERP desde la perspectiva de un novato.
No hacerlo puede resultar en un rendimiento deficiente por parte de los usuarios finales y reducir drásticamente el retorno de la inversión general para tu sistema.
No realizas tu debida diligencia durante la fase de investigación
Si bien es cierto que los proveedores a veces pueden intentar ofrecer más funcionalidad de la estrictamente necesaria, eso no significa que estés exento de toda responsabilidad cuando se trata de seleccionar el tipo correcto de sistema ERP, o incluso los paquetes y módulos correctos dentro del sistema.
Algo de lo que muy poca gente habla es que muchas implementaciones ERP fallidas ocurren porque la empresa que está seleccionando su sistema futuro no hace su debida diligencia en el proceso de selección.
Ya sea que esto se deba a una dependencia excesiva de los consultores del proveedor o a la presión del liderazgo superior para reducir el cronograma de implementación, el hecho de no evaluar de manera precisa y objetiva los méritos, e incluso la compatibilidad fundamental, de un posible sistema ERP puede ser desastroso en el futuro.
¿Cómo crees que va a reaccionar la alta dirección cuando, a la mitad del proceso de implementación, el sistema en el que gastó cientos de miles de dólares es incompatible con sus procesos o datos comerciales?
No cuenta con la aceptación de la alta dirección
La parte interesada clave es una posición en el equipo por una razón: los necesita para agregar legitimidad a los cambios radicales que traerá a la organización con la implementación de un sistema ERP.
La política interna siempre ha sido la pesadilla de la ejecución eficiente del trabajo, y contar con la promoción temprana de los líderes puede contribuir en gran medida a evitar que esto arruine la implementación.
Además, aunque es posible que no tengan una participación directa en los aspectos técnicos esenciales del proceso, asegurar el apoyo de los tomadores de decisiones clave relevantes desde el principio y ser minuciosos y transparentes cuando se trata de administrar sus expectativas puede recorrer un largo camino para brindarte el tiempo y el espacio que necesitas para asegurarte de que la implementación se realice sin problemas.
Descuida integrar completamente tus procesos comerciales
Esto puede parecer obvio, pero para que tu sistema ERP funcione correctamente, debes asegurarte de que todos los elementos relevantes de tu negocio se hayan integrado y tenido en cuenta en el momento en que la implementación se acerque a su finalización y llegue a las manos de los usuarios finales.
Puede ser fácil concentrarse en los aspectos técnicos de la implementación del software, como el desarrollo de aplicaciones, la interfaz de usuario y la seguridad, que son sin duda vitales para el éxito del sistema. Sin embargo, también es imperativo que desarrolles una comprensión integral de los diversos aspectos de tu negocio que deberán automatizarse y, a la inversa, qué se servirá mejor si se mantiene el manual.
El software ERP proporciona el mayor valor al poder brindar una cantidad incomparable de visibilidad de las demandas de tu negocio y de la industria en general a través de una sección transversal de datos extraídos de varios equipos y departamentos. No integrar el conocimiento de uno podría significar resultados sesgados e inexactos para el resto.