Cuando trabajas por tu cuenta, toda tu actividad depende de algo tan simple y tan delicado como la información que guardas. Facturas, datos de clientes, presupuestos, proveedores, impuestos… Todo vive en tu ordenador o en un software de facturación online que, en teoría, debería protegerte.
Y digo “en teoría” porque muchos autónomos confían su facturación a la primera herramienta que encuentran, sin pensar en lo que realmente están entregando: el corazón de su negocio.
Con el auge de los programas de facturación online, la comodidad ha ganado terreno a la prudencia. Poder emitir una factura desde el móvil, llevar el control de ingresos o sincronizar datos con la asesoría es práctico, sí. Pero también implica una gran responsabilidad: toda esa información se está almacenando en servidores que no controlas. Y ahí es donde empiezan los riesgos.
A continuación te cuento los errores más comunes que veo cuando los autónomos eligen un software de facturación online, y cómo puedes evitarlos antes de que un descuido te pase factura… en el peor sentido.
Error 1: Confiar solo en que “es conocido” o “mucha gente lo usa”
La popularidad es un criterio pobre en temas de seguridad. Muchas herramientas crecen gracias al marketing, no porque tengan una arquitectura sólida o estándares estrictos de protección.
He visto casos en los que plataformas muy utilizadas almacenaban datos sin cifrar, o tenían servidores en países sin regulación clara sobre privacidad. El usuario lo desconoce porque, en el fondo, confía más en la interfaz que en la infraestructura.
Investiga dónde se alojan los datos, qué tipo de cifrado usan, si tienen auditorías externas y si cumplen con la normativa europea. No es lo más emocionante del mundo, pero tampoco lo es tener que avisar a tus clientes de que su información se ha filtrado.
Error 2: No leer la política de privacidad (o leerla sin entenderla)
Nadie disfruta leyendo términos legales. Sin embargo, ahí es donde se esconde lo importante: quién accede a tus datos, para qué los usan y durante cuánto tiempo los guardan.
He visto plataformas cuyo contrato permitía usar información anonimizada para “optimización del servicio”, que es una forma elegante de decir que tus datos pueden acabar siendo analizados por terceros. Para un autónomo, eso no es un detalle menor.
Así que busca estas tres frases en la política:
- “Cifrado de datos en reposo y en tránsito”.
- “Imposibilidad de acceso por parte del proveedor sin autorización del usuario”.
- “Eliminación total y verificable de la información en caso de baja del servicio”.
Si no aparecen… desconfía.
Error 3: No preguntar quién tiene la llave de acceso real
En un sistema de facturación online, hay dos tipos de accesos: el tuyo y el acceso técnico que tiene el proveedor para mantenimiento.
El problema surge cuando ese acceso técnico no está limitado o no queda registrado en logs. Algunos software no informan de quién puede ver qué dentro de la base de datos. Y si un empleado del proveedor tiene acceso a la información sin control, tienes un riesgo grave.
Exige trazabilidad: registros de accesos, permisos limitados y verificación de identidad en caso de soporte técnico.
Error 4: Elegir un software sin verificar su plan de respaldo
Muchas plataformas presumen de copias de seguridad automáticas, pero nunca explican dónde se almacenan ni cada cuánto se hacen. Si un fallo técnico borra tu información y no hay un buen sistema de recuperación, no te sirve de nada saber que “tenían backups”.
Pregunta explícitamente:
- cada cuánto se generan,
- en qué ubicación están,
- si puedes descargarlos tú mismo,
- y si cumplen con la normativa europea.
Si no recibes respuestas claras, no insistas: busca otro proveedor.
Error 5: Elegir por precio en lugar de elegir por seguridad
Hay herramientas gratuitas que, curiosamente, te salen mucho más caras a la larga. Si un software vive de tus datos y no de tu suscripción, el problema es evidente: tú no eres el cliente, eres el producto.
Elige software que viva de un modelo transparente. La seguridad cuesta dinero porque mantener servidores seguros también cuesta dinero.
Error 6: No evaluar el impacto real de un fallo de seguridad
Muchos autónomos dicen: “¿A quién va a interesarle mi facturación?”.
Pero aquí no se trata solo de dinero. Tu software de facturación contiene: nombres completos, direcciones, DNI de clientes, importes, métodos de pago, historial de trabajo.
Con esa información, un ciberdelincuente puede cometer suplantación de identidad, chantaje, fraude o ataques dirigidos a tus clientes. No es una exageración; es lo que pasa.
Antes de elegir una plataforma, imagina que todo lo que guardas en ella aparece mañana en internet. ¿Te sigue pareciendo una decisión sin importancia?
Y si tuvieras un problema de fuga de datos, revisa esta guía de actuación para autónomos en caso de una brecha de seguridad.
Error 7: No revisar la empresa detrás del software
No es lo mismo una startup recién formada, con un servidor barato, que una empresa consolidada, con recursos, auditorías, aseguradoras y cumplimiento normativo.
He visto herramientas muy bonitas por fuera que, por dentro, eran un Frankenstein de módulos sin apenas seguridad. Y nadie lo sabe, porque no lo cuentan.
Investiga la empresa: años de actividad, dónde está registrada, quiénes son los responsables, qué certificaciones tienen, si publican auditorías o informes de seguridad. Muchos de estos datos deben estar indicados en el “Aviso legal” o “Política de seguridad” del sitio web.
Una empresa fiable no oculta su infraestructura, sino que presume de ella.
Elegir software de facturación es elegir a quién das tu confianza
Un software de facturación online no es solo un sitio donde crear facturas. Es un contenedor de información sensible que habla de ti, de tus clientes y de tu negocio. Elegir mal puede salir caro, no por la cuota mensual, sino por las consecuencias de un posible ataque, un fallo o un uso indebido de los datos.
La comodidad está muy bien, pero la seguridad es imprescindible. Dedica tiempo a elegir con criterio. Es más fácil invertir una hora revisando un proveedor que reparar el daño de una filtración de datos.
